Assistante technique & administrative (h/f)

Entreprise : Bureau d'études et d'Ingénierie indépendant - 100 personnes.
Secteur : Ingénierie des Infrastructures.
Contrat :CDI, à temps partiel, 80%(28h hebdo) ou temps plein (35h hebdo)
Rattachement : Chef de l'agence Méditerranée

Description du poste :
Basé(e) au sein de l'agence de Nice, vous prendrez en charge :
- L'accueil physique : annoncer les visiteurs, gérer l'accès aux bureaux,
- La gestion d'une ligne de standard : accueil téléphonique, identification des appels, filtrer les appels, transmettre les communications, prendre les messages, orienter et renseigner,
- La gestion du courrier entrant/sortant : affranchissement, distribution, enregistrement, y compris colis,
- Vous participez à la constitution des dossiers d'appels d'offres et au suivi des candidatures, en lien avec nos partenaires, ainsi que la rédaction des pièces de prix. A ce titre, vous assisterez le porteur de l'offre pour le suivi du planning de l'offre, tant en interne qu'en externe.
- Vous réaliserez la facturation externe liées aux besoins de l'agence sur notre ERP, en lien avec les équipes et les partenaires. Vous assurerez le suivi de règlements et effectuerez les relances nécessaires auprès de nos clients,
- Vous mettez en forme les documents sous pack office,
- Vous participez à la mise à jour régulière des CV et références de l'agence,
- Vous procédez à l'archivage des opérations terminées sur le serveur,
- Vous assurez la gestion et le suivi des éléments de qualité au sein de l'agence (mise à jour du tableau de suivi des opérations, revues d'appels d'offre et d'opérations),
- Vous assurerez la gestion de dossiers administratifs d'affaires (contrats, courriers, factures, avenants, .) et des archives papier et numériques de l'agence,
- Vous participerez à l'alimentation du portail (intranet) de la société avec la documentation technique de l'agence,
- Vous réaliserez la commande de fournitures et d'EPI de l'agence,
- Vous serez en charge de l'organisation des voyages des collaborateurs de l'agence,
- Des travaux de secrétariat : saisie et mise en forme de courriers et de tableaux informatiques, classement, archivage, téléchargements de dossiers,
- Un appui technique de l'équipe pourra vous être demandé : prise de rendez-vous, analyses d'offre, bordereaux d'envois, bons de commande.
- Votre dynamisme, vos qualités relationnelles et votre sens du service vous conduiront à faire évoluer le contenu et l'intérêt des missions qui vous seront confiées.
Cette description n'est toutefois pas limitative.

Rémunération : Selon profil et expérience sur 13 mois
Avantage : RTT, mutuelle, carte chèque déjeuner, financement à 50% des transports collectifs, chèque emploi service (CESU), comité social et économique (CSE)...

Localisation : Le poste est basé à Nice - 06

Formation : Niveau BAC

Maîtrise du pack office indispensable

Expérience :Vous disposez d'une expérience similaire de 3 à 5 ans et vous avez déjà constitué des dossiers de réponses à des appels d'offres de marchés publics,

Qualités personnelles :
- Forte capacité à travailler en équipe et à communiquer,
- bon relationnel,
- précision et rigueur dans la production des documents,
- capacité d organisation,
- ponctualité
- curiosité,
- prise d'initiative
- rigoureux (se),
- motivé(e)

Experience: 3 An(s)

Compétences: Démarche qualité,Méthode de classement et d'archivage,Procédures d'appels d'offres,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Élaborer des tableaux de bord,Imprimer des documents techniques,Organiser des circuits d'expédition,Répondre à un appel d'offre

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.