Assistant.e administratif.ve à la direction des études et aux relations internationales (f/h)

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.


Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).


Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.
Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.


Notre établissement fait partie de l'Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).


L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Missions

Activités principales

L’assistant.e administratif.ve à la Direction des Études et aux Relations Internationales est placé.e sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Études et pour les relations internationales de la chargée de mission aux relations internationales.

Elle/Il est placée sous la coordination de la/le Gestionnaire administratif.ve et financièr.e à la Direction des Études.

Missions :

Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études et devra s’approprier l’usage des logiciels spécifiques (Oasis/ CIRIL).

o Support à la gestion courante du budget

- Édition des bons de commande

- Suivi des factures et des services fait

o Appuie au suivi administratif des stages des élèves ingénieurs ou des étudiants des masters en lien avec PSL et d’autres institutions.

- Validation administrative des conventions de stages

- Réception et rédaction des documents administratifs liés aux stages des élèves-ingénieurs (attestation, avenant)

o Gestion administrative et logistique au sein du service

- Préparation et organisation de réunions/conseils et des évènements (audit, remise des diplôme …)

o Accueil et intégration des étudiants internationaux pendant la période estivale et à la rentrée

- Préparation des réunions d’information à destination des étudiants internationaux

- Réception et rédaction des documents administratifs liés aux stages des élèves-ingénieurs (attestation, avenant)

- Gestion des demandes et renouvellements des logements Crous

o Gestion administrative des bourses de mobilités en lien avec la responsable à la Vie étudiante

- Réception et contrôle des dossiers

- Établissement, transmission et suivi des documents financiers

o Gestion courante du budget au sein des Relations Internationales

- Création des bons de commande

- Suivi des factures des services fait et de la carte achat

o Aide logistique des éléments au sein des Relations Internationales

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Compétences (savoir-faire) :

1. Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)

2. Appétence pour les chiffres

3. Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)

Savoir être :

4. Capacité d’adaptation et d’organisation

5. Esprit d’analyse et de synthèse

6. Autonomie

7. Très bonnes qualités relationnelles

8. Travail en équipe

Catégorie : C

Filière : Administrative

Corps : Adjoint administratif

Le poste est à pourvoir :

9. par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;

10. par voie de détachement pour les agents titulaires d'autres fonctions publiques ;

11. par voie contractuelle pour une durée d'un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)

Le poste est à pourvoir dès que possible.

Lieu

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches

Diplôme et expérience professionnelle

Bac+3, Bac+1/Bac+2