Assistant services à la population (h/f)

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

Sous la directive des élus, sous la directive de la Secrétaire Générale de Mairie la/l assistant (e) Administratif (e) aide à la mise en oeuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale et aide à la coordination des services de la commune.

POSTE A TEMPS NON COMPLET DE 20H du lundi au vendredi matin et 1/2 samedi matin

le secrétariat de la mairie ne ferme pas : il faut donc conjuguer avec le poste à temps complet pour les congés annuels, les formations, la planification des tâches en général

Possibilité de mutualiser ce poste avec une offre de 15h complémentaire sur une collectivité voisine.

* ACCUEIL (25%)
- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique) ;
- accueil téléphonique (prise de rendez vous, renseignements divers, orienter les appels...)

* ADMINISTRATION (25%)
- gérer les formalités et demandes administratives courantes ;
- gérer l'occupation des salles communales ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- tenir les listes électorales ;
- gérer les inscriptions scolaires ;
- réaliser des tâches courantes de secrétariat ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer les cimetières.

* COMPTABILITE (30%)
- saisir des engagements et des mandatements ;
- saisir le budget ;
- saisir et établir la facturation de la garderie ;

*AUTRES SERVICES PUBLICS (20%)
- accueil à l'agence postale communale (remplacement de l'agent pendant les congés annuels et/ou absences (maladie, autres...)
- accueil du public et accompagnement via le dispositif France Services itinérant de Val de Garonne Agglomération (en binôme avec l'agent principal de l'Intercom)

- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics) ;
- Etre autonome dans l'élaboration, la conduite de projet et l'organisation du travail.
- Savoir prendre des responsabilités ;
- Savoir s'adapter aux interlocuteurs ;
- Savoir anticiper ;
- Etre sérieux, ponctuel.