Coordonnateur/coordonnatrice du pôle stratégique

Missions Principales

• Assister et organiser la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services

• Suivre les projets et activités du Pôle

• Etre en charge de dossiers spécifiques sous couvert de la Directrice Générale des Services et du Directeur Général des Services Adjoint

• Apporter une assistance au Directeur Général des Services Adjoint (DGSA), aux Directeurs de Transition et de Pôles en termes d’information et de suivi de dossiers

• Collecter et traiter les besoins des Directions de Transitions et de Pôles en collaboration avec leurs assistantes

• Assurer le relais d’informations descendantes et ascendantes auprès des Services/Directions et la Direction Générale

• Organiser et planifier les réunions

• Participer au processus de préparation budgétaire

• Coordonner, gérer et contrôler les budgets des directions

• Suivre et contrôler les activités RH des directions

Principales Attributions/Activités spécifiques

Principales attributions :

• Organiser l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités de la Directrice Générale des Services

• Rappeler les informations importantes et transmettre des messages

• Organiser les déplacements de la Directrice

• Prendre des notes et met en forme tous types de courriers

• Suivre et contrôler des parapheurs à la relecture de la DGS

• Réaliser le bilan annuel de la Direction Générale

• Suivre l’exécution budgétaire des directions de transition

• Renseigner les tableaux de suivi des activités du Pôle Stratégique

• Assurer le suivi administratif des absences, congés, formations

• Etablir une relation de confiance avec la Directrice Générale des Services

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

• Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision

• Collaborer avec la responsable des projets transversaux du pôle stratégique

• Assurer le tutorat pour les nouveaux embauchés et stagiaires

• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

• Participer à des actions de communication

• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques

• Manager les autres assistantes de la Direction Générale

• Gérer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat

• Rechercher, diffuser et archiver les informations et les documents nécessaires

• Contribuer au traitement d’informations complexes

• Participer à l’élaboration du budget et suit son exécution

• Assurer le suivi de la consommation de crédits des directions de transition …

Management d’une équipe :

• Encadrer une petite équipe

• Recueillir et contrôler les plans d’actions des agents du service

• Gérer les demandes de congés des agents placés sous sa responsabilité

• Elaborer et renseigner les tableaux de bord

• Créer la feuille de route

• Aider à la décision

Activités spécifiques :

• Travailler en réseau avec toutes les directions

• Animer le réseau des assistantes de direction de la collectivité

• Echanges fréquents d’information avec la Directrice Générale des Services, le Directeur Général des Services Adjoints et les autres collaborateurs

• Assurer un contrôle et effectuer des recommandations sur les dossiers en cours

Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions.

Compétences et qualités requises

Compétences techniques :

• Connaissance de la commande publique, Finances et RH

• Capacités rédactionnelles

• Efficacité à communiquer avec ses collaborateurs

• Participe aux groupes de travail, de pilotage des projets transversaux

• S’appui sur l’expertise métier des directions supports pour mener à bien ses missions

• Esprit de synthèse

• Faire preuve d'esprit d'équipe

• Etablir une relation de confiance avec l’équipe

• Maîtrise de l’environnement territorial

• Etre discrète et capable de respecter la confidentialité des informations auxquelles il/elle a accès

• Avoir de la discrétion, l’autonomie, la rigueur

Compétences transversales :

• Appliquer les règles et procédures

• Avoir le sens de l’écoute

• Respect des obligations de confidentialité