MISSIONS PRINCIPALES
Au sein du Pôle Education - Loisirs - Vacances - Culture, le (la) chargé(e) de gestion participe à la mise en œuvre des séjours estivaux en assurant la gestion administrative et commerciale. Les principales missions sont :
Accueil et information au public
- Assurer les opérations liées à l'accueil, l'information et le conseil sur les activités du secteur (physique, téléphonique, numérique)
- Renseigner, conseiller et accompagner les usagers du service dans leur choix de séjour et leur démarche d'inscription
- Communiquer sur nos activités
- Assurer des présences lors des départs et retours de séjours
Gestion administrative des ventes
- Traiter les inscriptions pour les enfants et les familles : réception et vérification des documents, suivi des pièces justificatives, gestion des relances et suivi des paiements
- Etablir la facturation et assurer le suivi administratif et financier des ventes
- Maintenir à jour les bases de données des participants et des séjours
- Assurer le suivi des dossiers en lien avec les partenaires financiers et administratifs (CAF, conseils départementaux ,Pass colo, colos apprenantes,.)
- Communiquer les données et données d'inscriptions au service production et aux directeurs de séjours
Secrétariat du siège et du service PEVLC
- Gérer l'accueil téléphonique du siège
- Assurer la gestion et la distribution du courrier entant au siège
- Assurer la gestion courante du classement et de l'archivage des documents administratifs du service PEVLC
- Assister le service PEVLC dans l'organisation des séjours
PROFIL
Savoir-faire
- Réelle aptitude à l'expression orale et écrite avec une maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe.
- Aisance normale à manier les chiffres
- La maîtrise de la suite google et des outils informatiques de bureautique
- Capacité d'adaptation rapide à un nouveau logiciel informatique de gestion et de facturation
Savoir-être
- Rigoureux.se, curieux.se, organisée.e
- Sens de l'accueil, de l'écoute et de la bienveillance envers les familles et les interlocuteurs
- Grande autonomie et sens de l'initiative.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais
- Sens des priorités et capacité à faire face à des situations d'urgence ou imprévues
- Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec différents interlocuteurs
Formation et expérience
- Une formation Bac + 2, spécialisée commerciale ou assistance administrative en tourisme
- Une expérience réussie dans le secteur du tourisme ou associatif
- Une connaissance de l'univers des séjours de vacances pour enfants sera fortement appréciée
CONDITIONS
- CDD pour accroissement d'activité de 7 mois
- Poste basé à Lille (Métro Grand Palais)
- 39 heures hebdomadaires avec 1 journée de repos toutes les 2 semaines (possibilité d'étude de temps partiel)
- Travail exceptionnel le week-end ou en soirée (période estivale)
- Rémunération : Groupe B - Coefficient 275 de la convention collective ECLAT (hors ancienneté conventionnelle
- Prise en charge à hauteur de 75% des abonnements métro, train pour se rendre sur le lieu de travail
- Chèques déjeuner
- Mutuelle d'entreprise
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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