Gestionnaire de dossier

Instruction / gestion des demandes :

• Instruire les dossiers MDPH provenant des usagers, des Etablissements Sociaux et Médico-Sociaux et autres partenaires extérieurs dans le logiciel métier IODAS. (primo-demandes, renouvellements, révisions, recours, transferts).
• Vérifier la recevabilité et la complétude des dossiers reçus par différents canaux de communication (mail, courriers scannés, téléservice…) et l’ensemble des aspects réglementaires (vérification de l'identité via le SNGI,...).
• Rédiger et éditer les courriers permettant d’aboutir à la recevabilité et la complétude des dossiers.
• Analyser la demande et garantir une instruction efficiente concourant à l'amélioration des délais de traitement et à la préparation de l'évaluation en s'assurant par des moyens adaptés (rédaction de courriers, de mail, entretien téléphonique…) de la bonne compréhension de la demande, des besoins, des attentes et du projet de vie ; identifier et repérer les situations pouvant présenter un caractère d'urgence ou/et de complexité.
• Synthétiser et présenter clairement les informations en rédigeant la fiche de synthèse nécessaire pour la prise de décision de l’Equipe d’évaluation ; Gérer l’orientation « en tri évaluation ».
• Vérifier et intégrer dans les dossiers GED des usagers les dossiers et documents numérisés dans les bannettes GED en cohérence avec le plan de classement.
• Apporter une réponse claire et adaptée aux sollicitations des usagers, aidants, professionnels extérieurs et agents de la MDPH.

Suivi des propositions post évaluation par l’équipe pluridisciplinaire d’évaluation dans les différents portefeuilles :

• Contacter les demandeurs (entretien téléphonique, rédaction de courrier,…) pour expliciter et obtenir les pièces complémentaires nécessaires à la juste évaluation Traduire dans IODAS les indications communiquées par l’Equipe Pluridisciplinaire d’Evaluation en propositions pour l’usager respectant le cadre réglementaire.
• Elaborer les plans de compensation PCH et les adresser à l’usager ; gérer les retours qui en découlent (réclamations, informations…).
• Assurer le suivi des portefeuilles de relances de pièces (recevabilité, nécessaires à l’évaluation et complémentaires), clôturer administrativement les dossiers irrecevables.
• Assurer un contrôle qualité des données saisies sous IODAS.

Contribuer à l’évolution des outils, des procédures visant à l’amélioration de la qualité de service rendu à l’usager :

• Participer aux diverses démarches en cours à la MDPH visant à l’amélioration de la qualité de service rendu à l’usager : formalisation d’un projet de service, démarche de recueil de la satisfaction de l’usager, participation aux groupes qualité (amélioration des procédures d’instruction, vie interne, relations usagers).
• Contribuer à l’évolution des méthodes de travail et des pratiques professionnelles, collaborer aux réflexions et projets, proposer des axes d’amélioration de la qualité de service rendu à l’usager.
• Participer aux différentes instances d'évaluation (équipes pluridisciplinaires...).

Contribution à l’Accueil téléphonique (10% du temps de travail environ).

• Accueillir, écouter et identifier la demande de l’usager, reformuler et favoriser l’expression de sa demande
• Aider au remplissage du formulaire de demande, favoriser l'expression des attentes et des besoins et l'expression du projet de vie.
• Renseigner les personnes en situation de handicap et leurs aidants ainsi que les professionnels sur les droits et prestations relevant de la MDPH, sur les procédures d'instruction des dossiers, sur le suivi et l'état d'avancement des demandes.
• Renseigner le public sur les missions, compétences et activités de la MDPH.
• Orienter si nécessaire le demandeur vers le ou les services adaptés à sa demande.
• Identifier les situations pouvant présenter un caractère d'urgence ou/et de complexité conformément à des critères préalablement établis.

Appui au pôle relation usagers

• Soutenir ponctuellement et à la demande de l’équipe de direction, le pôle « relations usagers ».