Assistant du maire et de la directrice de cabinet f/h

ASSISTANT DU MAIRE ET DE LA DIRECTRICE DE CABINET F/H, Val-d'Oise

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Rédacteur principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein du Cabinet, sous l’autorité de la Directrice de Cabinet, l’assistante apporte une aide permanente à la Directrice de Cabinet et au Maire en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

1. Organisation et planification des réunions et rendez-vous :
- Agendas, interface avec les services concernés, organisation des permanences du Maire
- Organisation des astreintes et permanences des élus, transmission en interne et vers l’extérieur
2. Accueil téléphonique et physique :
- Filtrage et transmission des messages
- Accueil des rendez-vous
3. Activités bureautiques et budgétaires :
- Gestion et traitement courriers et courriels :
Gestion du courrier du Maire et du Directeur de cabinet pour enregistrement
Gestion et traitement des courriels reçus pour le « Cabinet », « le Maire », « Elus »,
Remise en forme des courriers et discours
- Gestion des fichiers :
Création, mise en forme et mise à jour du fichier contacts « Cabinet »
- Gestion et suivi du budget
Responsabilité de la régie d’avance du Cabinet, préparation du budget prévisionnel, commandes, bons d’engagement
4. Organisation de la vie professionnelle de l'élu :
- Dossiers de la Communauté d’agglomération Plaine Vallée (CAPV) :
Gestion et préparation des dossiers de la CAPV avant chaque instance paritaire, commission, bureau communautaire et conseil communautaire auxquels participe le Maire, 5ème vice-président
- Préparation de l’agenda journalier du Maire :
En lien avec les services et la Directrice de cabinet, constitution du fonds de dossier
5. Suivi des projets et activités sous l’autorité du Cabinet :
- Réception des nouveaux habitants – Présence obligatoire :
Recensement des nouveaux habitants via les DIA, les bailleurs, les agences immobilières, rédaction et envoi des courriers.
Préparation et organisation de l‘accueil et de la réception (réunion de coordination avec les services communication, techniques, fêtes et cérémonies)
Constitution des dossiers (en lien avec le service Communication, la Direction de l’Action Culturelle et le cinéma) à destination des nouveaux habitants.
- Vœux du Maire
Préparation des listings (environ 2300), organisation et coordination de la mise sous plis, envois aux personnalités, comptabilisation des réponses.
- Elections municipales et nationales – Présence obligatoire :
#J-18808-Ljbffr