Assistante du directeur général des services

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du Directeur général des services et en binôme avec l’assistante de M. le Maire dans le cadre du secrétariat général, vous êtes particulièrement en charge des missions suivantes :
Vous apportez une assistance solide et permanente au Directeur Générale des Services en matière d’organisation professionnelle de l’administration. A ce titre, vous êtes l’interface avec les directeurs de Pôles et les assistantes des directions et services de la ville en les accompagnant dans la planification et la préparation des dossiers. Vous assurez l’accueil et l’information de l’ensemble des interlocuteurs avec courtoisie et réserve. Missions / conditions d'exercice •Secrétariat :
-A partir d’informations écrites ou orales, vous rédigez des courriers simples ;
-Vous saisissez et mettez en forme les courriers et documents à destination interne ou externe (courriers, notes de services, tableaux, diaporamas etc.) ;
-Vous assurez la circulation et le suivi des parapheurs, courriers, notes… ;
-Vous gérez l’agenda du DGS, coordonnez les rendez-vous en fonction de leurs priorités, convoquez les réunions, organisez les déplacements…
-Votre sens de l’organisation et de l’anticipation vous permet de rappeler les priorités de la direction générale dans la gestion quotidienne de l’activité (connaissance des dossiers) ;
-Vous gérez la logistique des réunions et séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations…) ;
-Vous saisissez les comptes rendus de direction générale et de Comité de Direction ;

•Accueil/Communication :
-Vous assurez un accueil téléphonique et physique de qualité ;
-Vous filtrez les appels et orientez les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en relayant la demande au bon interlocuteur ;
-Vous êtes garant de la circulation de l’information entre la Direction Générale et l’ensemble des services ainsi qu’avec le cabinet de M. le Maire ;

•En binôme avec l’assistante de M. le Maire :
-Vous assurez le suivi administratif du conseil municipal et des réunions d’exécutif : relecture et enregistrement des délibérations (Airs Delib), ordre du jour et convocation, relecture du compte rendu de séance ;
-Enregistrement et ventilation du courrier sous Elise ;
-Gestion des espaces collaboratifs (réservations, planning) ;
-A partir des informations transmises, rédaction et enregistrement des arrêtés et décisions du Maire (Airs delib) ; Profils recherchés Compétences :

Connaissances attendues
•Maitrise de logiciel bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint… ;
•Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales ;
•Maitrise des règles de rédaction administrative ;
•Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction (classement, archivage…) ;

Savoir-faire
•Sens de l’organisation et de la rigueur ;
•Maîtrise orale et écrite de la langue française et bon niveau rédactionnel ;
•Identifier les degrés d’urgence pour définir les priorités et respecter les délais ;
•Gestion des situations délicates ;
•Savoir prendre des initiatives
•Capacité à travailler en binôme ;
•Produire un travail rapide, fiable et de qualité ;
•Faire preuve de capacité de synthèse ;
•Prise de note et de compte-rendu ;

Savoir être
•Capacités relationnelles, sens des relations humaines, diplomatie ;
•Capacités d’organisation et d’adaptation en fonction des situations et des interlocuteurs ;
•Réactivité, disponibilité et anticipation ;
•Loyauté, discrétion professionnelle et sens du devoir de réserve ;
•Sérénité et recul dans les situations de stress ;

Diplôme : Niveau BAC minimum à BTS secrétariat/assistant de manager.
Expérience sur un poste similaire exigée, expérience dans la fonction publique territoriale souhaitée.