Assistant(e) moyens généraux (h/f)

Mission principale
- Gérer la flotte de véhicules internes
- Participer à la gestion du parc immobilier

Activités / Tâches spécifiques du poste
- Assurer la gestion de la flotte de véhicules du personnel :
- Affecter les véhicules (remise, reprise)

Organiser les achats des véhicules :
- Préparer les commandes selon le cahier des charges et soumettre à la Direction pour validation
- Planifier et organiser les livraisons et les reprises des véhicules

Traiter le suivi des accidents :
- Gérer les constats (vérifier le remplissage, envoyer les documents aux assurances)
- Suivre les réparations

- Organiser, gérer et suivre les audits véhicules (relances des responsables et utilisateurs lorsque nécessaire)
- Gérer les contrôles techniques et contre visites, ainsi que les réparations (rédaction des prises en charge, des bons de commande.
- Assurer les véhicules en les affectant aux contrats d'assurance
- Gérer les cartes essences et de réparation

Participer à la gestion du parc immobilier :
- Assurer le traitement et le renouvellement des assurances immobilières
- Etablir les dossiers d'enregistrement des bâtiments au cadastre
- Organiser les petits travaux d'entretien sur demande du Responsable des Moyens Généraux : contacter le fournisseur, organiser les rendez-vous, soumettre les devis à la hiérarchie, passer commande et suivre la réalisation des travaux.
- Commander des matériels informatiques à destination des personnels de l'entreprise
- Traiter les demandes de matériels saisies par le demandeur sur les outils informatiques internes
- Réaliser les commandes et s'assurer de la livraison du matériel
- Organiser des évènements ponctuels (déplacements, séminaires, fêtes d'entreprises.)
- Réceptionner les appels téléphoniques (français ou étrangers), les orienter vers les bons interlocuteurs ou prendre des messages

Gérer le courrier entrant et sortant :
- Ouvrir et distribuer le courrier entrant vers les différents services et interlocuteurs
- Affranchir et assurer l'envoi (poste ou navettes internes) du courrier sortant
- Veiller au bon fonctionnement de la machine à affranchir (achat consommables, réglages.)
- Participer au traitement des demandes de réservation effectués par les collaborateurs
- Réaliser les commandes de prestations de transport (train, avion, voiture) et de prestations hôtelières (courtes et longue durée)
- Traiter les demandes de modifications

Vous souhaitez postuler mais ne savez pas si vous avez les compétences requises ?

Issu(e) de formation BAC à BAC +2 dans le domaine de l'Assistant et/ou de la Gestion, vous disposez d'une bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.)

Animé(e) d'un sens du service très développé, vous êtes une personne faisant preuve d'un fort esprit d'équipe et possédez de bonnes qualités relationnelles. Vous êtes organisé(e) et rigoureux(-se) et êtes n mesure de gérer vos priorités.

Dans le cadre de sa politique diversité, EIS étudie, à compétences égales, toute candidature dont celles de personnes en situation de handicap.

AVANTAGES :
- Rémunération fixe sur 13 mois
- Participation et intéressement aux bénéfices
- Mutuelle et contrat de prévoyance avantageux
- RTT
- CSE dynamique

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Réparation d'ordinateurs et d'équipements périphériques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.