Assistant(e) de sous-direction h/f

Au sein de la sous-direction en charge des instruments spatiaux basée à Toulouse, composée de 150 personnes réparties en 13 services, votre rôle est essentiel pour le bon fonctionnement de la cellule de sous-direction et de l'ensemble des équipes. Votre mission est la suivante :

- Apporter un soutien technique, administratif et logistique à l'équipe de sous-direction (sous-directeur, son adjoint et les chargés de mission) et à un service de 5 personnes
- Coordonner le collectif des 5 assistantes des services composant la sous-direction.

Vous optimisez le temps et l'organisation de l'équipe de sous-direction :

- Assurer la tenue et la mise à jour de l'agenda du sous-directeur
- Assurer le traitement de la messagerie électronique
- Traiter les appels téléphoniques, les réservations de réunion et de visioconférences.
- Assurer les fonctions de secrétariat pour l'équipe de sous-direction et pour un des services
- Organiser les déplacements en France et à l'étranger des salariés de vos structures
- Assurer l'organisation des événements impliquant la sous-direction, colloques, conférences, séminaires.

Vous optimisez le fonctionnement des structures :

- Être force de proposition pour l'amélioration du fonctionnement de la sous-direction
- Être garant de l'application et la mise en oeuvre des règles et procédures en lien avec le métier d'Assistant
- Coordonner et contribuer à la continuité de service entre assistant(e)s.
- Coordonner l'accueil et l'information pour la sous-direction (visiteurs, stagiaires, nouveaux embauchés, intérimaires, assistance technique, ...)
- Faire de la veille informationnelle pour anticiper, surveiller et diffuser l'information si nécessaire (sur le métier et/ou sur l'actualité du CNES)

Diplômé(e) d'un Bac+2, vous justifiez d'une expérience approfondie en secrétariat de plus de 10 ans dans une grande organisation dans un contexte industriel, scientifique ou institutionnel.

Vous disposez d'excellentes qualités d'expression orale et écrite en français et en anglais et êtes agile sur les outils bureautiques.

Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance relationnelle, votre capacité à interagir avec des interlocuteurs de tous niveaux, votre sens du service ainsi que votre discrétion et votre diplomatie.

Vous avez le souhait de vous investir au sein de l'Agence Spatiale Française où votre rôle sera primordial pour son bon fonctionnement, alors rejoignez-nous !

Compétences recherchées :

Discrétion et diplomatie, sens de la relation aux autres, ordre et méthode, autonomie, esprit d'initiative, sens du travail en équipe, dynamisme, capacités d'animation, être force de proposition pour améliorer le fonctionnement, savoir synthétiser l'information, savoir gérer les priorités.