Dans le cadre de ses compétences, la Communauté de communes assure un accueil physique et téléphonique auprès des usagers de son territoire tous les matins.
De plus, les après-midi sont consacrés à des missions administratives et de gestion de dossiers comme :
- taxe de séjour
- transport à la demande
- location de bureaux
Suite à une mutation, il est nécessaire de pouvoir au remplacement de l'agent qui occupe ce poste.
• Lieu d’affectation : siège de la communauté de communes
• Durée hebdomadaire de service : 35h
• Horaires de travail : Du lundi au vendredi de 08h15 à 12h15 et de 14h00 à 17h30-18h00
• Moyens mis à disposition :
Bureau– ordinateur –double écran - standard téléphonique – machine à affranchir – photocopieuse – Alarme « antipanique »
Risque du poste : multiplicité des tâches, agressivité verbale, ambiance sonore, posture statique prolongée, rythme de travail variable
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des services de la communauté de communes
• Enregistrer le courrier arrivée-départ
• Agencer, organiser et mettre à jour l’espace d’accueil et d’information
• Apporter les réponses pour l’ensemble des services de la CdC et le CIAS
• Transmettre les messages, demandes et informations aux différents services
• Faire coïncider les informations reçues et mettre à jour les données sur les différents logiciels (Apoweb, Transports à la demande…)
• Assurer le suivi administratif des dossiers transports à la demande, location bureaux et espace télétravail, taxe de séjour
Accueil :
- Accueil physique :
- Des administrés, familles et rendez-vous fixés par les différents services de la CDC
- Des élus de la communauté de Communes
- Des partenaires
- Des entreprises fréquentant les tiers lieux et bureaux à la location
- Des groupes pour des formations
- Assurer l’accueil téléphonique :
- Réception l’ensemble des lignes téléphoniques du standard
- Y compris la lecture et traitement des messages répondeur
- Gérer le courrier
- Enregistrer arrivée et Départ sur C-Logic – Scan – Affranchissement
- Gérer les courriers arrivée-départ boite aux lettres et bannette
- Réceptionner les colis et information aux services concernés
- Gérer et traiter la boite mail
- Participer au rangement de l’accueil, mettre à jour les informations à disposition
- Suivre et gestion des départs et arrivées mini-bus : Tous les vendredis matin pour les départ et lundi pour les retours
Service d’Aide au Maintien à Domicile :
- Scanner les documents et intégration aux dossiers bénéficiaires
- Editer les plannings des bénéficiaires (à la demande)
- Utilisation quotidienne de l’outil Apoweb (1ier accueil et transmission des messages au service « planification »)
Transport à la demande :
- Réception des dossiers et traitement des demandes
- Mise à jour du tableau de suivi et transmission à la centrale de réservation
- Mise à jour des données au regard des informations reçues
Bureaux à la location et télétravail :
- Gérer les réservations et demandes concernant l’espace télétravail (Réservation salle, journée d’essai, convention, suivi occupation, transmission des éléments de facturation…)
- Gestion des demandes des locataires, états des lieux d’entrée et de sortie des locataires, besoins logistiques des nouveaux arrivants, communications et informations diverses
- S’assurer du bon entretien et de l’aménagement des parties communes
Taxe de séjour :
- Gestion des déclarations taxe de séjours (accompagnement, suivi, saisie des dates de début et fin d’activité, intégration des CERFA…) en lien avec l’OTEM et les Communes.
- Saisie des tiers collecteurs (plateforme de réservation)
- Edition des bilans de la taxe séjour
- Animation du portail 3D Ouest
Vis à vis des administrés et de ses collègues :
- L’agent doit être en mesure de transmettre les informations et documents aux usagers : (Transports à la demande, Télétravail, service à la population, Réservation de salle …)
- L’agent doit être en mesure de transmettre les informations aux autres membres des services et tenir à jour le registre d’accueil (physique et téléphonique) pour assurer le suivi des demandes
- L’agent doit prendre connaissance du planning des différents services CDC et mettre à jour le tableau des réunions
- L’agent doit maitriser les différents logiciels à disposition -Mushroom, C-logik- Apoweb, 3D Ouest…
- L’agent doit être en mesure d’apporter les réponses pour l’ensemble des services de la CdC
Les « savoirs » :
- Le Titre Professionnel (TP) Agent d’accueil et d’information
- Le BEP Accueil et secrétariat
- Expérience sur un poste similaire
Les « savoir-faire » :
- Utiliser les logiciels Word, Excel, C-logik, Mushroom, Apoweb, 3D Ouest, agenda partagé, NTIC, Outlook
- Chercher l’information et la mettre en application
- Être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Les « savoir-être » :
- Sens du service public
- Écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
- Travailler en équipe et en transversalité
- Respecter la confidentialité
- Gérer son stress
- Avoir une tenue correcte et utiliser un vocabulaire correct et positif
- Faire preuve de curiosité et d’adaptabilité
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