Assistant(e) equipe corporate volailles

ASSISTANT(E) EQUIPE CORPORATE VOLAILLES

Le
succès d'une entreprise passe avant tout par les hommes et femmes qui la
composent...
Ensemble, partageons nos talents.

Ceva Santé Animale est la 1ère entreprise de santé animale française, et
est classée au 5ème rang mondial.

Ensemble, c'est avec passion que les femmes et les hommes de Ceva
recherchent, développent, produisent et commercialisent des solutions de
santé innovantes pour soigner tous les animaux, et ainsi contribuer à la
préservation des grands équilibres de notre planète.

Nous nous engageons à assurer le meilleur niveau de soins et de bien-être
possible aux animaux d’élevage (volailles, porcs, ruminants), aux animaux de
compagnie (chiens et chats) et à la faune sauvage.

En effet, notre vision « Ensemble, au-delà de la santé animale » met en
avant le lien étroit qui existe entre la santé et le bien-être des personnes,
des animaux et de notre planète. Ceva est plus que jamais engagé dans une
approche « One Health », une seule santé en français.

Dans le cadre de notre politique "Diversité, équité et inclusion", Ceva Santé Animale s'engage en faveur de l'emploi des personnes en situation de handicap et déploie les moyens nécessaires au bon déroulement des entretiens de recrutement. N'hésitez pas à nous solliciter.

Vos missions :

Ceva recherche l’assistante d’équipe de la Franchise Volailles pour un poste en CDI, basé au siège à Libourne, à 30 minutes de Bordeaux (33).
Au sein de l’équipe, l’assistant(e) reporte au directeur de Franchise et sera en soutien (selon la répartition avec 2 assistante) de l’équipe de Marketing, techniques et équipement. Les responsabilités sont les suivantes :
- Administration, agenda et planification : Être l’interlocuteur privilégié avec les contacts externes, en offrant support, et en assurant la coordination des visites externes. Suivre tous les contrats mis en place par le service juridique (validation, signature de toutes les parties concernées et archivage). Gestion de l'agenda de l’équipe, assurer le suivi et les rappels (recherche de dates, invitations, réponses, etc.). Diffuse le planning de l'équipe et coordonne MAJ (présence site, congés, ...). Voyages : Aider à la gestion des voyages courants de l'équipe, support à la prise en main de l’outil de réservation des voyages. Gérer les demandes de visa pour les membres de l'équipe.
· Activités liées au département : Gérer certaines tâches administratives tels que comptes-rendus, gestions de projets,.... Être un relai pour accompagner les nouveaux arrivants. Préparer et diffuser les communications vers les collaborateurs ( annonce des résultats, annonce de projets, relai communication …).
· Coordination de réunions internes et externes : Prendre en charge la gestion et la logistique des réunions internes (réunion managers, meetings, …) et externes (conférences, salons, Symposium …) en étroite collaboration avec les équipes internes (Communication, Finance, Achats, RH …) et les ressources externes (prestataires). Préparer les réunions d'équipe et les réunions importantes (aménagement de la salle, équipement, …).
· Support à l'équipe : Assurer la gestion de l’environnement de travail en lien avec les Services Généraux. Alimenter et entretenir l’esprit de communauté au sein de la Franchise. Rôle clé dans la mise en relation des personnes de l’équipe, et inter départements. Contribuer de manière proactive à une atmosphère positive au sein de l’équipe.
· Gestion des contrats et des budgets : Suivi étroit des engagements de dépenses, suivi et respect des budgets annuels pour les voyages, les séminaires, les procédures internes. Gestion des bons de commande, conformément au process. Gestion des factures, y compris un suivi avec les managers et un contrôle étroit avec l’équipe finance/juridique si nécessaire.

Votre profil :

Bac+2/3 ans, BTS Support à l'action managériale, BUT Gestion des entreprises et des administrations (Bac+3), BUT Gestion administrative et commerciale (Bac+3), vous avez évolué dans des environnements exigeants en tant qu'Assistante d’équipe de Direction, idéalement dans le secteur de l’industrie de la santé humaine ou animale.
• Compétences Techniques :
-Gère efficacement les tâches et le temps de travail
-Possède une compréhension claire et/ou une expérience du secteur/ département
-Très bonne maitrise de l’environnement Microsoft, parfaitement à l’aise avec les outils IT permettant de coordonner les activités entre les services, recevoir et transmettre les informations.
-Challenge les fournisseurs et tous prestataires afin d'optimiser les coûts et d'améliorer l'efficacité des services rendus.
-Français et Anglais, utilise un vocabulaire précis à l’oral et à l’écrit, communique clairement et avec aisance.
• Compétences Comportementales :
-Communications orales et écrites claires et percutantes, écoute activement et partage l’information
-Positif(ve) et facilitateur(rice), vous avez à cœur de faire valoir votre sens du collectif, votre bonne humeur, ainsi que votre adaptabilité et votre grande polyvalence
-Curiosité pour plus d’anticipation et de proactivité
-Disponible et autonome dans le travail, sens des priorités et aptitude à gérer son activité en tenant compte des objectifs, contraintes et échéances du Directeur de Franchise et son équipe