Assistant(e) administrative technique & programmes (h/f)

Notre client s'engage aujourd'hui au-delà de son métier de promoteur immobilier...
Un groupe immobilier au statut coopératif unique, qui ne rémunère pas ses actionnaires et réinvestit chaque année une part importante de ses résultats dans des actions d'utilité sociale/sociétale, à l'attention des plus fragiles et pour la transition écologique.
Par son implantation nationale via ses 8 directions régionales, il ambitionne de transformer positivement les territoires à travers des projets immobiliers plus esthétiques, plus éthiques, créateurs de valeurs d'usage, économiques et écologiques.
Il coconstruit des solutions aux problématiques urbaines et sociales d'aujourd'hui, en s'appuyant sur un écosystème innovant, pour un immobilier juste et durable.

Description du poste
L'Assistant Technique et Programmes assiste quotidiennement les équipes techniques et programmes. Il est le garant d'une gestion administrative adaptée aux dossiers confiés.
Cette gestion administrative rigoureuse et performante a pour objectif de garantir un suivi serein de la réalisation des opérations à partir des appels d'offres jusqu'aux livraisons.
Pour ce faire, vos missions sont les suivantes :
- Participer aux DCE et aux AO :
- Préparer les dossiers DCE ;
- Collecter les actes d'engagement et les pièces administratives (assurances + qualifications) ;
- Rédiger, le cas échéant, les Ordres de Services de démarrage et les lettres de commande ;
- Fournir les pièces DCE aux entreprises sélectionnées ;
- Organiser les rendez-vous de négociation.
- Suivi administratif :
- Suivre les situations de travaux (réception, validation par le MOE, rédaction des bordereaux d'acompte, transmission au service comptabilité, paiement ) ;
- Suivre les relations entreprises (Caution, sous-traitance...) ;
- Vérifier la réception des DOE et les diffuser ;
- Créer les comptes fournisseurs.
- Suivi du chantier / livraison :
- Participer aux choix des prestations des acquéreurs ;
- Élaborer le calendrier et participer aux journées « Visite à Trois Mois » ;
- Rédiger les PV de réception, diffuser et suivre les retours, les DGD et bilans de prorata le cas échéant ;
- Rédiger les PV de levée de réserves, diffuser et suivre les retours.
- Soutien aux équipes :
- Planifier les rendez-vous et les déplacements, filtrer les appels ;
- Organiser les réunions (convocations, réservations) ;
- Commander l'intervention des services externes (huissiers, nettoyages, reproduction de documents) ;
- Mettre à jour la liste des entreprises ;
- Réaliser un observatoire des coûts de construction.

Vous aimez travailler sur des missions diversifiées, avec des interlocuteurs multiples en interne (équipes techniques, programmes) et en externe (entreprises, clients.), le tout dans un environnement bienveillant. Et si vous intégriez notre équipe à taille humaine

Profil recherché
- Diplômé(e) d'un BAC + 2/3 en Assistanat de Direction, gestion PME ou dans l'immobilier, vous justifiez d'une première expérience significative sur un poste similaire ;
- Vous maitrisez parfaitement le pack office (et notamment Excel et Powerpoint) et êtes à l'aise dans la rédaction des courriers et des comptes-rendus ;
- Reconnu pour votre sens du contact et votre organisation, piloter un planning auprès de multiples interlocuteurs ne vous fait pas peur ;
- Bon communicant, votre esprit d'équipe participe au plaisir du travail ensemble.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.