Les missions de l'assistant ou de l’assistante de gestion sont les suivantes :
Gestion administrative :
* Gérer des aspects administratifs des missions des personnels et des experts associés
* Faciliter le suivi des engagements et assurer un contrôle sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants, etc.)
* Rédiger des comptes-rendus de réunions
* Collecter, classer et archiver les pièces administratives (contrat principal, de marchés, de mise en œuvre,etc.)
* Participer aux actions du pôle sur la démarche ''Qualité'' de la structure
Gestion budgétaire et comptable :
* Collecter, vérifier la conformité et l'archivage des pièces justificatives et comptables
* Elaborer des bons de commande et des ordres de recette
* Mettre à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire en lien avec les pôles opérationnels
* Liquider les dépenses et réaliser le suivi des factures avec les fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) en lien avec l'agence comptable
* Contribuer à l'élaboration des rapports financiers
* Préparer les clôtures annuelles et autres exercices budgétaires
* Contribuer aux audits des projets
Appui transverse :
* Participer à la capitalisation des activités du pôle
* Appuyer le responsable du pôle dans la consolidation et l’amélioration continue des procédures liées à la gestion administrative et financière et participer à la diffusion des connaissances et des bonnes pratiques en interne
* Contribuer au rapprochement des pratiques et savoir faire entre les membres du réseau Formation Tout au Long de la Vie
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