Assistant ou assistante de gestion administrative

• accueil du public physique et téléphonique - comptabilité (dépenses recettes) - Etat Civil - Demandes d'autorisation d'urbanisme. Les autres missions d'administration générale (Conseil Municipal- budget - Gestion des ressources humaines y compris paie) sont assurées par la secrétaire générale de mairie

• accueil téléphonique et physique afin de renseigner et d’orienter le public

• gestion du courrier entrant et sortant avec enregistrement dans le logiciel – tenue du stock de timbres

• gestion du cimetière (vente de concessions, tenue des plans et registres, liaison avec les entreprises funéraires et le service technique, procédures de reprise et d’abandon de concession

• gestion de l’ état civil (établissement des différents actes et tenue des registres, transmission à l’INSEE et aux communes, participation aux cérémonies de mariage, transmission de copies d’actes aux notaires et demandeurs divers, préparation des dossiers de PACS, suivi de la réglementation et mise à jour régulière des connaissances)

• gestion des locations de salles communales (établissement des planning, des contrats de location, encaissement des produits dans le cadre d’une régie, coordination avec les associations)

• gestion du recensement militaire (accueil des jeunes pour établissement de l’attestation et transmission au CSN)

• gestion des dépôts des demandes d’autorisation d’urbanisme (enregistrement des dossiers dans la base dématérialisée, consultations diverses, transmission des arrêtés de décision aux pétitionnaires)

• suivi administratif du PLU et participation aux réunions

• élaboration des budgets, participation aux Commissions de finances d’élaboration des budgets

• suivi budgétaire (émission des titres et mandats sur le budget principal, le budget du CCAS et le budget lotissement, gestion du FCTVA, gestion des emprunts et garanties d’emprunts)

• gestion de l’inventaire communal

• organisation de la Commission Communale des Impôts Directs

• recensement de la population

Savoirs :
- utiliser les logiciels métiers
- maîtriser la réglementation état civil, urbanisme et finances

Savoir-faire :
- savoir s’organiser dans le travail
- savoir se tenir à jour des évolutions règlementaires
- nomination officier d’état civil pour célébrations des mariages
- nomination régisseur

Savoir être :
- avoir le sens du service public, être capable d’autonomie, d’initiative et d’organisation, savoir prendre en compte les caractéristiques de tous les publics
- posséder des qualités relationnelles de dialogue, d’analyse, d’adaptation et de réactivité, d’écoute, de diplomatie et d’empathie
- respecter la déontologie, le devoir de réserve et l’obligation de discrétion professionnelle
- mettre à jour régulièrement les connaissances dans tous les domaines de compétence