Missions
- Accueillir les usagers (~160 par an) et les personnels enseignants permanents et les intervenants non permanents et extérieurs
au département (~60)
- Suivi du parcours des étudiants en BUT 1, BUT 2 et BUT 3 de leur entrée jusqu'au diplôme
- Suivi des inscriptions sur Parcoursup et e-candidat
- Gestion des plannings et des réservations de salles, réactivité face aux modifications
- Gestion des évaluations (recrutement des surveillants, préparation des épreuves (recueil des sujets, impression, vérification des calculatrices, gestion du nombre de surveillant par épreuve et des états d'heures, rattrapages, gestion des 1/3 temps)
- Gestion pédagogique (suivi des absences (justificatifs, envoi de recommandés) sur scodoc, affichage des emplois du temps, prêt d'ordinateur)
- Gestion pédagogique (organisation des pré-jurys, édition et transmission des bulletins, gestion des PV, mise en place des documents sur nextcloud)
- Mise en place des conventions de stage pour les stages de fin d'études (BUT2 & BUT3) sur Pstage et suivi des conventions
- Organisation des soutenances
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Activités principales
- Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants
- Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection
- Organiser les examens, jurys, sélections
- Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude
- Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études) sous la supervision du responsable du service scolarité
- Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement
- Mettre en oeuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, mise en forme des sujets, saisie des notes, préparation et/ou participation aux délibérations)
- Élaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion
- Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums ou salons
- Assurer un relais sur une spécialité (relations internationales, stages)
- Gérer les vacations enseignantes (ordres de mission, plannings, rémunération)
- Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens
- Gérer les aspects logistiques : réservations des locaux, du matériel
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