Descriptif et missions
chargé d'organisation administrative et technique F/H Ce poste est à pourvoir à ROUBAIX.
chargé d'organisation administrative et technique F/H
le ou la chargé(e) d’organisation administrative et technique est rattaché(e) au Pôle administratif et financier de la Grand-Plage – Médiathèque et Archives municipales de Roubaix - et placé(e) sous la responsabilité directe du responsable de pôle. Il ou Elle travaille en lien avec le régisseur de l’équipement, la secrétaire RH, les différents pôles de l’établissement et avec les services support de la Ville (service des ressources humaines, services techniques-).
Il ou elle est en charge des activités / missions suivantes :
Organiser le travail des dimanches
- Elaborer les plannings des équipes intervenant le dimanche.
- Assurer la gestion des vacataires recrutés pour les dimanches et en renfort sur les jours de la semaine (constitution des dossiers administratifs, déclaration des heures de vacations)
Contribuer à la gestion des ressources humaines et des plannings
- Assurer la gestion administrative des stagiaires, vacataires, emplois saisonnier
- Elaborer les plannings de la semaine (en soutien ou en cas d’absence de la secrétaire RH)
- Régulariser les horaires variables, saisir les absences (en soutien ou en cas d’absence de la secrétaire RH)
Assurer la sécurité du bâtiment, de ses usagers, et des biens
- Mettre en place et assurer le suivi d’un plan de sécurité des personnes (agents et usagers). Tenir le registre de sécurité.
- Elaborer et suivre un plan d’information et de formation des agents et des nouveaux arrivants aux règles de sécurité de l’équipement.
- Participer à la mise en place du plan de sauvegarde des biens culturels (en lien avec la responsable du pôle patrimoine).
- Veiller à l’accessibilité des circuits de circulation dans l’ensemble des espaces, ranger et dégager ces circuits (en soutien au régisseur).
- Gérer les badges et les clés dans un souci de sécurité.
Participer à la maintenance, à l’entretien et au bon fonctionnement de l’équipement
(en soutien au régisseur, et notamment en son absence)
- contacter le service maintenance de la Ville, l’accueillir, l’accompagner. Suivre, relancer et tracer les interventions.
- contacter les entreprises extérieures d’entretien des installations, les accueillir, les accompagner. Suivre, relancer et tracer les interventions.
- Assister le régisseur ponctuellement sur des interventions de première maintenance et des petites réparations
Assurer un soutien logistique à l’action culturelle de l’établissement
(en support et/ou en alternance avec le régisseur en fonction des présences)
- Mettre en place les salles et les ranger après les réunions/événements. Ouvrir et fermer.
- assurer la logistique son et lumière
- assurer la logistique mobilier, installations, rafraichissements, restauration-
Assurer le service public d’accueil
- Accueillir le public à l’occasion des actions culturelles, et plus particulièrement celles qui nécessitent une mise en place logistique
- Participer à l’accueil du public sur les différents postes
Profil recherché
chargé d'organisation administrative et technique F/H - Savoirs
- utilisation de traitements de textes, tableurs, messageries
- la connaissance de la règlementation des ERP, des normes sanitaires, des règles en matière d’hygiène et de sécurité est un plus
- Savoir faire
- méthode, organisation, rigueur
- planification/anticipation
- capacité à suivre une procédure, capacité à restituer une information
- sens de l’initiative, recherche de solution
- Savoir être
- Esprit d’équipe, envie de servir
- sens pratique, habileté, agilité
- capacité à travailler en transversalité
- capacité à rendre compte de son travail
- sens de l’initiative
- autonomie
EC22090
Avantages collectifs au travail
chargé d'organisation administrative et technique F/H
1. Prime de fin d’année
2. Restauration collective/titres restaurant
3. Compte-Epargne Temps
4. Avancement de carrière/promotion
5. Prise en charge frais déplacement formation
6. Régime indemnitaire
7. ARTT
8. RIFSEEP
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