Assistante service jeunesse et sports

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative selon les grilles de rémunération de la fonction publique territorial Descriptif de l'emploi Le service EJS gère les affaires scolaires, périscolaires, extra-scolaires (loisirs enfance jeunesse) et sportives. La direction du service s’appuie sur le soutien de deux assistantes, qui assument conjointement le secrétariat et l’accueil du public. Chacune est plus particulièrement positionnée sur un secteur d’intervention, scolaire et périscolaire d’une part, jeunesse et sports d’autre part, tout en étant en capacité d’assurer ponctuellement ou en renfort les missions de l’autre, afin d’assurer la continuité du service public.
L’assistante jeunesse et sports assure l’accueil du public, le secrétariat du service et un soutien à la direction, plus particulièrement orienté sur les affaires relatives à la jeunesse (notamment accueils de loisirs) et aux sports. Elle a notamment en charge la gestion administrative des accueils de loisirs situés à l’Espace Doyen Gosse : relations aux familles, inscriptions, facturation, établissement de tableaux de bord et bilans, établissement des documents requis par les organismes financeurs, etc.
Elle contribue à l’animation périscolaire, en participant à l’encadrement de la pause méridienne. Missions / conditions d'exercice Accueil – secrétariat
•Accueil physique et téléphonique (orientation des visiteurs, standard téléphonique…)
•Gestion du courrier arrivée / départ
•Rédaction et frappe de documents (courriers, convocations et compte-rendu, décisions, etc.)
•Classement et archivage
•Préparation des instances communales (commissions, conseil municipal, comités de pilotage, etc.)
•Suivi heures réalisées par les agents

Gestion administrative des centres de loisirs
•Inscriptions, gestion des dossiers des centres de loisirs sur logiciel Aiga iNoe
•Lien avec la directrice du centre : transmission des informations et documents nécessaires au bon fonctionnement du centre et à la bonne information des familles
•Communication (envoi des programmes, mise à jour espace familles et site Internet, etc.) et information des familles
•Suivi logistique (commande de repas, émission de bons de transport, réservations, etc.)
•Suivi comptable (facturation, relation avec la TP pour le suivi des recouvrements) - Régisseur suppléant de la régie d’avance EJS
•Etablissement des demandes de subventions à la CAF ou autres partenaires ; utilisation des outils « compte partenaire » CAF
•Réalisation des bilans annuels des accueils de loisirs
•Veille concernant la règlementation des centres de loisirs
•Gestion et traitement des aides aux vacances

Suivi administratif des dossiers relatifs au sport
•Suivi administratif de la piscine, en lien avec le responsable de la piscine : commandes, suivi des contrats maîtres-nageurs, conventions associatives, etc.
•Gestion des commandes
•Chèque sport

Animation
•Animation centre de loisirs
•Animation périscolaire : pause méridienne dans les écoles

Relations
•Internes : agents du service EJS et des services ressources
•Externes : usagers, Trésorerie principale de Meylan, partenaires ou contrôleurs (direction départementale de la cohésion sociale, CAF, etc.), associations, OMS, opérateurs privés, écoles, etc.

•Présence obligatoire le mercredi
•Vacances liées aux nécessités de service (notamment : 1 semaine imposée à Noël et 3 semaines fin juillet/août) Profils recherchés Profil :
•Bac pro ou BTS secrétariat / comptabilité
•1ère expérience en collectivité appréciée
•Sens du service public
•Disponibilité
•Polyvalence

Compétences générales
•Qualités rédactionnelles et relationnelles tant avec les partenaires institutionnels que les administrés
•Grand sens du service public et de l’accueil
•Capacités d'organisation et de planification, rigueur, réactivité
•Autonomie

Compétences techniques
•Excellente maîtrise de l’outil informatique (impératif) : le poste requiert une grande aisance avec l’outil informatique (bureautique, internet, client mail, logiciel métier, une formation à iNoe sera organisée)
•Maîtrise de la rédaction des documents administratifs : délibérations, décisions, arrêtés, etc.
•Compréhension des modalités de soutien des partenaires financiers, notamment CAF
•Connaissance de la règlementation des centres de loisirs
•Connaissances en comptabilité publique et commande publique