Chef.fe de cellule du secrétariat des instances de l'assemblée et des conseillers

CHEF.FE DE CELLULE du Secrétariat des instances de l'assemblée

Et des conseillers

Service : Cellule Secrétariat des Instances de l'Assemblée et des Conseillers du CESECEG (CSIAC)

MISSION DU POSTE

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du directeur du CESECEG, le(la) chef.fe de Cellule du secrétariat des instances de l' assemblées assure la qualité du process institutionnel et son pilotage ainsi que la police administrative des assemblées et commissions thématiques (préparation de dossiers, circuit des rapports, transmission au contrôle de légalité, publicité et synthèse des actes...).

Il (elle) assure le suivi et la transmission des documents et des actes touchant l'organisation et le fonctionnement institutionnel (rapports, délibérations, avis...) en lien avec les chargé(e)s d'études, les chefs de cellule et du directeur du CESECEG.

Il maintient les relations avec les conseillers s'agissant de l'organisation des réunions (commissions, Sections et assemblées...).

Accueillir les nouveaux conseillers du CESECE.

Récolter et actualiser les informations comptables des conseillers.

Etablir le tableau de présence pour le paiement des indemnités de fonctions mensuelles des conseillers (en direction des ressources humaines de la ctg),

Réaliser le recueil des actes administratifs du conseil chaque année et toutes les délibérations

ACTIVITÉS

Assurer la planification et le secrétariat des instances délibérantes du Cesece (Sections et Assemblée plénière)

Planification des réunions des commissions dans le cadre des saisines territoriales ou autres

Etablir les convocations des commissions, des réunions des sections et de l'assemblée plénière

Transmission des documents nécessaires aux commissions et assemblées (rapports, procurations, etc.).

Conseiller et appuyer la Présidence (le ou la Président.e/Délégué.e), les vice-présidents et le Directeur du CESECEG dans les aspects touchant la vie institutionnelle de l'entité

Garantir la sécurité juridique des actes

Suivre les délégations administratives

Organiser et participer aux réunions

Relation avec les conseillers, chargé(e)s de commissions, le ou la direction du CESECEG, chargé.e de communication,

Transmission d'un dossier ou documents à la Présidence pour la préparation des réunions de toutes les instances,

Etablir et recenser les feuilles d'émargements de toutes les réunions ou représentations effectuées par les membres du conseil

Tableau de bord semestriel des présences et absence des conseillers à adresser à la présidence

Gestion et attribution des tablettes numériques aux conseillers et collaborateurs du Cesece

Gestion de la captation des réunions pour les sessions plénières, et autres réunions,

Réalisation des PV des réunions plénières des sections et des assemblées plénières

Formation des nouveaux arrivants sur le logiciel Air-Délib

Elaboration et suivi annuel du budget de la cellule

Transmettre les avis à la déléguée pour la communication

Rédaction des avis pour les saisines territoriales ou du conseil

1 titulaire du cadre d'emploi des attachés territoriaux par dérogation un contractuel

MODE D'ACCES AU POSTE

Niveau requis : BAC+3 à BAC+5 avec une solide expérience de la fonction publique territoriale

Master ou Licence en droit public ou administration publique.

Il est aussi possible d'accéder à ce métier via un concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois. La spécialisation dans le domaine du droit public ou de l'administration publique est de la communication publique est préférable pour comprendre les enjeux clés ainsi que le fonctionnement spécifique à la fonction publique.

EXIGENCES LIÉES AU POSTE

Sens de l'organisation

Bonne gestion et optimisation du temps

Etre force de proposition et de créativité

Posséder de bonnes capacités rédactionnelles

Avoir un bon esprit de synthèse et d'analyse

Savoir écouter, communiquer, organiser, prioriser

Travailler en équipe

Savoir prendre des initiatives

Maitrise les techniques bureautiques et de secrétariat (documents longs notamment)

Connaitre le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités, des politiques publiques, connaitre l'environnement territorial

Assurer la veille législative et règlementaire

Etre réactif et pertinent

Capable de travailler en autonomie

Maitriser le pack office et les outils numériques de communication

Sait gérer ses priorités et respecter les délais et échéances

Loyauté et discrétion