Agent polyvalent logistique / accueil / archives

Vos activités principales :

Logistique :
- Assurer la gestion du parc de véhicules du SGCD 01 :

● assurer les entretiens, les contrôles techniques, les réparations, et réaliser la petite maintenance, le nettoyage, etc...

● suivi et complétude des tableaux statistiques sur le kilométrage, les coûts de fonctionnement des véhicules (entretien, carburant, autoroute) et du logiciel OdriveCar Fleet

● suivi ou mise en place des logiciels de réservation des véhicules (Odrive, Gir, Grr).
- Assister le chef d’unité dans la gestion des commandes de fournitures ;
- Participer au suivi de l’inventaire mobilier via le logiciel Teleinv ;
- Assurer toutes autres missions logistiques selon contexte et besoins (préparation de réception, accueil café ,etc...)

Accueil : assurer, le cas échéant la suppléance des agents titulaires sur les différents sites du SGCD 01 (préfecture, DDT, DDPP et DDETS) : accueil physique et téléphonique, courrier, loge

Archives : assurer en cas de besoin un appui logistique à l’archiviste pour le traitement des archives

Votre environnement professionnel :

Activités du service : le secrétariat général commun départemental (SGCD) assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles (DDT, DDETS et DDPP). Il comprend 5 bureaux : le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH), le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l'action sociale (BIPFAS), le bureau interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau interministériel des systèmes d’information et de communication (BISIC).

Au sein du SGCD, le BILGB a pour missions :

• de gérer le patrimoine immobilier des DDI, de la préfecture et des sous-préfectures, ainsi que les résidences du corps préfectoral ;

• de veiller à procurer aux services bénéficiaires les ressources et moyens matériels nécessaires à leur bon fonctionnement ;

• d’assurer la continuité de l’accueil physique et téléphonique des usagers, et la gestion du courrier.

Composition et effectifs du service : le BILGB comprend 18 agents dont 1 chef de bureau et 1 archiviste, 10 agents au sein de l’unité logistique moyens généraux dont la cheffe d'unité et 6 agents au sein de l’unité gestion bâtimentaire dont le chef d’unité.

Liaisons hiérarchiques : la responsable de l’unité logistique et moyens généraux – Le chef du BILGB – le directeur(trice) et directeur (trice) adjoint (e) du SGCD.

Capacités professionnelles :
- connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
- accueil / niveau maîtrise - requis
- compétences en bureautique et outils collaboratifs / niveau pratique - requis
- capacité à communiquer / niveau pratique - requis
- expression orale / niveau pratique - requis
- capacité à organiser / niveau pratique - requis
- compétences rédactionnelles / niveau pratique - requis

Compétences techniques :
- outils du standard / niveau pratique - requis
- logiciel gestion du parc automobile (GIR - ODRIVE) / niveau pratique - requis

Savoir-être :
- sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
- réactivité / niveau maîtrise - requis
- travail en équipe / niveau pratique - requis
- autonomie et sens de l’initiative / niveau pratique - requis
- rigueur et méthode / niveau pratique - requis
- capacité d’adaptation / niveau pratique - requis