Le/la Secrétaire polyvalent(e) joue le rôle de liaison entre l’entreprise et nos partenaires. Il/elle a pour principale mission la gestion administrative dans la mesure où il/elle traite, rédige et archive les documents, plus précisément les lettres et autres correspondances d’entreprise.
* LES DIMENSIONS DU POSTE
Il/elle doit absolument faire preuve d’une très bonne communication orale et écrite en mettant à profit le vocabulaire professionnel du service.
La bonne connaissance de tous les logiciels bureautiques est primordiale.
Il/elle est un élément de l’entreprise qui possède un excellent sens de l’équipe et qui dispose d’une forte aisance téléphonique.
* L’ORGANISATION
Il lui est demandé à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes.
Son travail représente un rôle essentiel dans le fonctionnement de l’entreprise de par sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence.
* LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Assure l’accueil physique et téléphonique et le traitement des mails
Oriente les personnes selon leur demande et gère les prises de RDV
Suivi des dossiers étudiants et transmissions des informations au service commercial et pédagogique
Conseil d’organisation des formations proposées
Etabli et enregistre les billets de retard des étudiants et les justificatifs d’absence
Etabli et passe les commandes des fournitures de bureau
Réceptionne et classe les feuilles de présence des intervenants
Enregistre les offres de stages et d’emploi
Etabli les attestations de présence des personnes en formation continue
Assure les tâches administratives
Organise des réunions ou évènement professionnels
Effectue un reporting auprès du N+1 de manière ponctuelle
Ces tâches ne peuvent être considérées comme exhaustives ni définitives.
* RELATIONS INTERNES ET EXTERNES DU POSTE
Interne
La Direction pour le reporting, l’accompagnement et la stratégie de l’entreprise.
Les commerciaux pour les échanges de bonnes pratiques, la fluidité des informations au sein de l’équipe.
Les services supports : Comptabilité, Pédagogie…
Externe
Entreprises
Futurs étudiants
* FORMATION ET EXPERIENCE
· Formation initiale
Minimum BAC+2
· Expérience professionnelle
Minimum 1 an d’expérience
* PROFIL
Connaissances techniques / métier
Maîtriser l’outil informatique, en particulier Word, Excel, la messagerie électronique, l’environnement WEB
Formation secrétariat
Compétences
Aisance relationnelle
Savoir organiser et planifier ses activités
Savoir rester courtois en toutes circonstances
Supporter la pression d’un rythme de travail effréné
Type de contrat: CDI
Temps de Travail : 35h
* AVANTAGES ENTREPRISE
- Titres restaurant
- Mutuelle employeur familiale
- La participation aux bénéfices
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