Un.e secretaire

Sous l'autorité de votre supérieur hiérarchique vous gèrerez l'accueil physique et téléphonique des usagers.

Vous assisterez le responsable de l'unité dans sa mission et planifierez la réception du public.

Vous assurerez la réception et la transmission des courriers et autres dossiers en lien avec l'activité du service et le classement et l'archivage des dossiers confiés.

Accueille, oriente et renseigne le BRSA à son entrée dans le service

Assure la réception, l'enregistrement et le traitement des courriers et des parapheurs revenant de la signature.

Procède à la mise sous plis des documents à destination des bénéficiaires du RSA, de la Direction, des partenaires..

Elabore les convocations à l'attention des bénéficiaires du RSA reçus en entretien par les conseillers et les plannings correspondants

Elabore et renseigne les tableaux de suivi des documents transmis à la signature

Contrôle le stock et l' approvisionnement des fournitures administratives

Procède au classement et à l'archivage des divers documents élaborés

Savoirs:

Rédiger

Maitriser l'outil informatique

Prendre des notes

Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale

Hiérarchiser et classer des documents

Communiquer rapidement et efficacement

Etre méthodique

Respecter les délais d'instruction des dossiers

Connaitre le fonctionnement de la CTM et son environnement

Savoir-faire:

Maîtriser des logiciels métiers

Exploiter les données informatiques

Préparation des parapheurs pour la signature

Connaître le circuit de validation de la CTM

Savoir accueillir un public en difficulté

Savoir être:

Esprit d'équipe

Sens des relations humaines Ecoute

Discrétion et confidentialité

Sens de l'empathie

Gestion du stress

Réactivité

Autonomie

Disponibilité