Assistant facility management h/f

Entreprise

TIMTARGETT, Agence d'intérim spécialisée profils ETAM & Cadres, recherche dans la cadre d'une mission d'au moins 3 mois un(e)

ASSISTANT FACILITY MANAGEMENT H/F

Descriptif de poste

Vous assurer la mise en place, le suivi et la continuité de fonctionnement pour les différentes infrastructures des magasins physiques (existants ou ouvertures) du Groupe en lien avec les Responsables Magasins, les Responsables Réseau Retail (RRR), le Business Développeur et les services internes.

Le but est d'accompagner les magasins dans la résolution des problèmes d’exploitation au quotidien pour leur permettre d’être totalement dédiés à la vente et à la satisfaction des clients en magasins.

Pour ce faire, vos missions sont les suivantes :

Exploitation des magasins existants :
- Saisir les Demandes d’Achat et valider les factures loyers et charges dans le cadre de baux, en lien avec l’équipe Controlling et le Business Développeur,
- Faire appliquer et évoluer (si besoin est) les contrats d’exploitation (maintenance, rapports externes de conformité d’exploitation type Véritas, assurances, sinistres), en lien avec l’équipe Achats ou les métiers concernés si nécessaire, et avec accord de la Direction Retailing. Saisir les Demandes d’Achat et contrôler les factures y afférent,
- Faire les déclarations administratives nécessaires (SACEM, vidéo-surveillance…),
- Valider le paiement des dépenses de fournitures de bureaux et d’EPI (équipements de protection individuelle) des équipes magasins et rôle d’alerte sur la consommation, dans le budget imparti,
- Commander et suivre les demandes d’équipements spécifiques en lien avec les RRR, l’équipe RH… (si demande hors contrats),
- Rôle d’alerte sur consommations réelles au-dessus du budget, sur la base du budget et en lien avec l’équipe Controlling.

Exploitation dans le cadre des ouvertures / « relifts » de magasins :
- Mettre en place les contrats d’exploitation (ouverture de compteurs, maintenance, rapport externe de conformité d’exploitation type Véritas, assurances, gestion des déchets, climatisation…) et les déclarations administratives nécessaires (KBIS, INSEE, SACEM, vidéo surveillance...), sur la base d’un rétroplanning en lien avec l’équipe support – en particulier le Business Développeur, les partenaires externes et l’équipe Achats interne,
- Préparer les éléments nécessaires à la prise de coque magasin (création compte fournisseur, chèque honoraires, dépôt de garantie, caution, délégation…) en lien avec les équipes internes (comptabilité…) Commander et faire livrer les EPI et fournitures pour les équipes magasins,
- Ouvrir les comptes sur les outils informatiques internes (Egencia, Resacar...) des nouveaux collaborateurs magasins, saisir les Demandes d’Achats / facturations afférents au nouveau magasin (loyers et délais de paiement, contribution bailleur…).

Pilotage de l’organisation administrative :
- Faire et organiser le classement papier / informatique des documents clés (baux, contrats, assurances…) pour assurer la traçabilité,
- Réaliser les réservations transports et notes de frais pour les nouveaux arrivants dont les comptes internes ne sont pas encore créés.

Profil recherché

Titulaire d'un BAC +2 type Assistant de gestion PME / PMI, vous avez une expérience en pilotage de gestion administrative idéalement dans le domaine du Retail.

Vous êtes reconnu(e) pour votre gestion des priorités, organisation, rigueur, tenue des timings, grande réactivité et sens du service.

Conditions de travail
Autour de 2500€ brut mensuel + diverses primes Groupe

Lieu
69130 ECULLY

Date de publication
06.03.2025

Personne à contacter

Vincent FAVRE

Postes à pourvoir
Bureau