Interface entre le client, l'équipe commerciale et la direction de l'entreprise, le/la secrétaire assistant(e) commercial(e) assure le traitement commercial (suivi des commandes, délais de livraison, planification des interventions) et administratif (factures, devis, actualisation des tableaux statistiques.) des ventes. Le/la secrétaire assistant(e) commercial(e) suit les dossiers en cours, prépare les rendez-vous, rédige les courriers et traite les litiges le cas échéant. Outre le volet secrétariat classique de sa fonction, le/la secrétaire assistant(e) commercial(e) peut également être amené à présenter à la clientèle les produits ou les services de son entreprise, répondre aux demandes d'informations, participer aux réunions commerciales et même élaborer des offres et rédiger des argumentaires.
Accueil :
- Accueil des prospects et clients visiteurs
- Présentation des produits
- Explications techniques sommaires
- Prise de rendez-vous
- Accueil téléphonique
- Réception sommaire des livraisons avant contrôle
Traitement commercial :
- Gestion des commandes, relations avec les fournisseurs
- Mise à jour des tarifs
- Organisation des dates de livraisons
- Planification des rendez-vous et des interventions de pose
- Préparation des dossiers commerciaux et techniques
- Planifications des interventions (rdv techniques, poses, sav)
- Relances prospects concernant les devis réalisés
- Relances clients concernant les campagnes d'entretiens
Traitement administratif :
- Réalisation des devis et des factures selon les consignes transmises
- Relances clients pour les acomptes et la facturation
- Réalisations des tableaux de suivi
- Gestion du stock d'appareils de chauffage en fonction des livraisons
- Aide ponctuelle à la réalisation des dossiers d'aides
- Transmission des documents de suivi au cabinet comptable
- Entretenir et rendre compte
- Mise à jour de l'étiquetage en magasin
- Réaliser les tableaux de bord et de suivi
- Rendre compte quotidiennement de son travail.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
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