Assistant(e) administratif(ve) collectivités territoriales

Rattaché(e) à la Responsable du service des aînés, l'Assistant(e) Administratif(ive) est garant(e) du bon fonctionnement des services du 3ème âge du CCAS (Résidences autonomie, Colis des aînés.).
Il/Elle recense et centralise les besoins et demandes afférents au public 3ème âge et contribue à y apporter des réponses.

LES MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :

- Accueillir, renseigner et orienter le public :
- Assurer l'accueil du public (physique ou téléphonique) en lien avec l'ensemble des questions afférentes à leur parcours au sein des résidences d'autonomie (dossier d'admission, sorties, facturation.) ;
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes vers les services concernés notamment pour les personnes qui font une demande d'admission en lien avec le service des aînés ;

- Assurer le secrétariat, la comptabilité et les facturations :
- Assurer le traitement des recettes (loyers, repas) et le suivi des outils mensuels (statistiques, tableaux de suivi, suivi des mouvements, taux d'occupation, suivi CAF.) ;
- Assurer le suivi des factures en lien avec la Direction des Finances ;
- Assurer la préparation et le suivi des bons de commande et des stocks ;
- Assurer le suivi des dossiers d'admission et du parcours du résident de son entrée jusqu'à sa sortie (enregistrement du dossier, contrôle des pièces, contrat de séjour, attestations et courriers divers, suivi des cautions, caf, assurances, .) ;

- Assurer la préparation du Conseil de Vie Sociale ainsi que l'élection des représentants des résidents

Activités exceptionnelles ou ponctuelles :
- Participer aux entretiens d'admission et aux manifestations organisées pour les résidents ;
- Rédiger les compte-rendu de réunions ;
- Assurer le secrétariat et le suivi des réunions du Conseil des Ainés (organisation des rencontres) ;
- Assurer la continuité de service de gestion administrative pour la direction du CCAS.

Titulaire d'un diplôme dans le domaine de l'administratif (BAC +2 minimum), vous disposez d'une expérience préalable en secrétariat et/ou gestion/administration.

Vous êtes reconnu(e) pour être rigoureux(se), méthodique et respectueux(se) des échéances pour gérer des dossiers et des données.

Vous faîtes preuve d'une grande discrétion dans le traitement des données personnelles à caractère confidentiel.
Vous êtes capable de rendre compte et de communiquer des informations de manière claire et précise.

Vous avez de bonnes connaissances en comptabilité et facturation, vous maîtrisez les outils informatiques (pack Office) et possédez des compétences rédactionnelles avérées.

Vous devez également faire preuve de disponibilité, d'esprit d'équipe, de qualités d'écoute et de maitrise de soi vis-à-vis des publics fragiles.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail : CCAS de la Ville d'Epinal 9 Rue Aristide Briand - Epinal
Temps Complet 37 heures /semaine + 12 jours de RTT
Chèque déjeuner, CET, ARTT, Régime Indemnitaire, amicale du personnel (Comité d'Action sociale)
Protocole télétravail

Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) avant le 11/01/2025

Experience: 2 An(s) - en secrétariat

Compétences: Comptabilité générale,Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Réaliser des opérations comptables,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.