Responsable du service administratif (h/f)

Responsable du service administratif (h/f), Hauts-de-Seine

Détails de l'offre

Famille de métiers Finances > Gestion et ingénierie financière

Grade(s) recherché(s): Rédacteur, Attaché

Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail: Temps complet

Descriptif de l'emploi

Grand Paris Seine Ouest (GPSO), un territoire créatif, numérique et durable, représente le 3ème Pôle d’emplois d'Ile-de-France avec 322 928 habitants, s’étendant sur 8 communes. GPSO est un Etablissement Public Territorial créé le 1er janvier 2010, fondé sur un développement équilibré de son territoire, alliant dynamisme économique et cadre de vie privilégié.

En rejoignant Grand Paris Seine Ouest, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale innovante et durable. La Direction Territoriale Est (DTE) est rattachée à la Direction Générale des Services Techniques, et son secteur d’intervention est celui des villes d’Issy-les-Moulineaux et de Vanves.

Le service Administratif & Financier joue un rôle de support pour les autres services et contribue à la bonne fluidité des informations entre l’ensemble des services de la Direction et vers l’extérieur.


Missions / conditions d'exercice

Vous êtes prêt(e) à relever des défis passionnants et à jouer un rôle central dans notre organisation ? Découvrez les missions variées et enrichissantes qui vous attendent :


Management d'Équipe :

1. Manager une équipe de 4 personnes, en assurant leur encadrement et leur développement professionnel.
2. Encadrer et motiver les membres de votre équipe, en veillant à leur bien-être et à leur performance.


Gestion Administrative :

1. Superviser la gestion des sinistres en assurant la liaison entre le DTE et le service juridique GPSO.
2. Coordonner les tableaux de permanence des équipes Régie et Contrôleurs Cadre de Vie / Qualité de la voirie.
3. Mettre en place et suivre les procédures administratives en collaboration avec le réseau administratif.
4. Gérer les commandes de fournitures de bureau pour la DTE.
5. Superviser les demandes de bacs (We-bacs).
6. Organiser et animer les réunions de service.
7. Être l’interlocuteur privilégié de la DSI.


Communication et Gestion de l'Information :

1. Gérer les appels N° Vert et autres appels, en les affectant aux agents ou services concernés.
2. Superviser la gestion du courrier via le logiciel MAARCH.
3. Gérer la boîte courriel générique de la DTE et traiter les demandes selon leur objet.
4. Rédiger et diffuser les Avis Riverains pour informer les usagers des travaux.
5. Préparer et rédiger la Lettre d’Information sur les travaux programmés par la DTE.


Réunions de Proximité :

1. Élaborer l’ordre du jour et les présentations en séance.
2. Rédiger les comptes rendus et les transmettre aux interlocuteurs dédiés.
3. Organiser des réunions de proximité mensuelles à Issy-les-Moulineaux et Vanves.


Procédures Réglementaires :

1. Rédiger les courriers de pénalités.
2. Rédiger les avis sur les autorisations de Permis de Construire et autres démarches urbanistiques.
3. Calculer le montant de la taxe Participation Forfaitaire à l’Assainissement Collectif.


Ressources Humaines :

1. Déclarer mensuellement les heures des agents de la DTE.
2. Suivre les besoins en formation et les plannings.
3. Suivre les visites médicales et transmettre les convocations.
4. Être le référent RH pour les agents : absences, carrière, paie, etc.


Gestion Financière et marchés publics :

1. Suivre le budget et gérer les bons de commande, visas, factures, etc.
2. Rédiger des notes explicatives.
3. Suivre les conventions et marchés.
4. Préparer le budget annuel et les demandes modificatives.


Divers :

1. Proposer des améliorations pour optimiser les processus existants.
2. Assurer une veille réglementaire, juridique et technique dans les domaines de l’espace public.


Profils recherchés

Le profil attendu est fort d’une expérience réussie en management d’équipe, alliant avec aisance management collaboratif, explicatif, délégatif et directif. Le chef du service Administratif et Financier est doté d’une personnalité bienveillante, facilitatrice et fédératrice au sein de son équipe et de la DTE. Baccalauréat ou diplôme équivalent requis.

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