Le service scolarité de l’école est chargé de tous les actes administratifs liés à la scolarité, depuis le recrutement jusqu’à la diplomation, des différents publics étudiant dans l’école : élèves ingénieurs, apprentis, masters (environ 1000 élèves par an).
Les activités prises en charge au sein du service scolarité s’exercent en lien avec d’autres services de l’école : relations internationales, relations entreprises, service informatique, communication.
Le poste de responsable du service est à l’interface entre différents publics (étudiants, enseignants, personnel, direction) et exige un sens très développé de discernement, relations humaines et organisation.
Il nécessite une collaboration très étroite avec le directeur des études en charge des aspects enseignements et le directeur administratif en charge du pilotage des services de l’école, hors enseignement.
Le responsable de scolarité de l’école assure le pilotage du service et l’encadrement de l’équipe de gestionnaires et conduit l’ensemble des opérations liées au domaine de la scolarité. Il assiste la direction dans la préparation des dossiers d’habilitation/accréditation, le suivi et le développement de l’offre de la formation et est pilote de processus dans le cadre du SMQ de l’école. Il est garant de la bonne organisation du service et fait des propositions d’évolution de l’organisation le cas échéant. Il est placé sous l’autorité fonctionnelle du directeur des études et sous l’autorité hiérarchique de la directrice administrative.
Activités Principales :
* Manager et encadrer l’équipe de gestionnaires, structurer, suivre et optimiser l’activité du service.
Accompagner les gestionnaires au quotidien, contribuer à leur montée en compétences.
* Piloter l’ensemble des actes de gestion de scolarité depuis le recrutement jusqu’à la diplomation.
Campagnes de recrutement, opérations d’inscription, calendriers d’année, emplois du temps, planification et mise en œuvre des examens, préparation et participation aux jurys. Superviser la modélisation et les saisies dans le logiciel Apogée.
* Piloter la gestion administrative des stages.
* Superviser le traitement des heures d’enseignement et de vacations scolarité.
* Assister et conseiller le directeur des études et le directeur administratif, apporter son expertise, contribuer à l’amélioration continue dans son domaine.
* Assurer le pilotage des processus métiers du domaine de la scolarité dans le cadre du SMQ (système de management de la qualité), en lien avec le directeur des études
* Piloter ou participer à des groupes de travail.
* Participer aux instances internes et aux réseaux métier.
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