Secrétaire/technicien-ne de direction

Missions :

Assurer des fonctions techniques dans la gestion d'activités administratives, financières,
logistiques et/ou RH d'une structure (direction, unité, service...).
Réaliser des actes administratifs et/ou de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement
Précisions sur le poste : Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail. Rattachement possible à plusieurs responsables

Activités principales :
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier
et/ou ressources humaines
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
. Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, des examens, de
recrutement et/ou de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, recrutements)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
. Traiter les contacts du responsable et/ou de l'équipe de direction : gestion des déplacements, agendas, filtrage
des interlocuteurs
- Instruire les dossiers en vérifiant la conformité juridique, administrative et financière
. Suivre le courrier et les parapheurs
- Organiser des évènements (conférences, réunions, séminaires, colloques…)
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

- Participer à la mise en place des actions de communication en interne et en externe
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Traiter les dossiers sensibles et les situations complexes avec les différents interlocuteurs en mobilisant les
expertises internes et externes nécessaires