Agent d'accueil et de régie (h/f)

- Garant de l'image du service public et de la collectivité, l'agent doit avoir une attitude exemplaire ;
- Autonomie dans la gestion de ces tâches quotidiennes ;
- Encadrement par la DGA enfance et jeunesse pour les missions relatives à la régie ;
- Encadrement par la responsable du service accueil, Etat civil et citoyenneté pour les autres missions ;
- L'activité de l'agent est définie et contrôlée par sa hiérarchie à laquelle il doit rendre compte.

* Assurer la gestion de la régie péri et extra-scolaire :
- Reçoit les inscriptions et les règlements sur le logiciel spécifique fourni ;
- Fait suivre les états au service pour la constitution des équipes d'animation ;
- Accueille les parents si besoin ;
- Informer les familles sur les échéances et les actions à effectuer ;
- Aide les familles à utiliser la plateforme d'inscription ;
- Fournit les états nécessaires pour les différentes déclarations ;
- Garanti la tenue correcte des comptes la régie ;
- Assure le remplacement de la régisseuse cantine en cas de besoin.

* Accueillir physiquement et au téléphone le public, le renseigner et l'orienter :
- Accueille le public avec amabilité et veille à leur bon renseignement ;
- Reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques ;
- Prend des messages en tant que de besoin ;
- Met en relation des correspondants ;
- Réagit avec pertinence aux situations d'urgence ;
- Renseigne sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ;
- Présente des documents d'information et de communication ;
- Oriente vers les interlocuteurs et services compétents.

* Assurer les tâches relatives à la citoyenneté, à l'état civil et à la population :
- Réceptionne les demandes de déclaration d'état civil : naissance, mariage, décès, etc ;
- Apprécie et contrôle la demande au regard des documents présentés ;
- Assure toutes les démarches inhérentes aux actes d'état civil conformément aux dispositions règlementaires : délivrance des actes, démarches administratives, mise à jour et tenue des registres, etc ;
- Réceptionne, investit et transmet les dossiers de demande de : sortie de territoire, attestation d'accueil, etc. et remet aux administrés les pièces ;
- Effectue les réponses inhérentes aux demandes diverses concernant l'état civil ;
- Aide à la réalisation des élections.

* Assurer des tâches de secrétariat :
- Diffuse des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services ;
- Recherche, sélectionne, synthétise et diffuse des informations ;
- Participe à la gestion du courrier communal : assure le départ du courrier avec les services postaux ;
- Participe si besoin à la réorientation des courriels, courriers, colis destinés aux services ;
- Gère le planning des salles de la mairie : réservations, fiches de liaison, etc ;
- Participe à l'archivage des documents municipaux.

Les compétences techniques :
- Maitriser l'utilisation d'un ordinateur : pack office et logiciels spécifiques ;
- Maîtriser les techniques et outils de communication ;
- Connaître les règles inhérentes à la tenue d'une régie municipale ;
- Savoir identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Savoir appliquer les règles de communication et de protocole ;
- Savoir les règles de base en orthographe et grammaire ;
- Maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique ;
- Connaître le rôle et l'organisation des institutions publiques ;
- Connaître et maîtriser l'organigramme de la structure ;
- Savoir utiliser la machine à affranchir et le photocopieur.

Les compétences relationnelles :
- Savoir adapter son intervention aux différents publics ;
- Être toujours disponible et d'humeur égale ;
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations ;
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous ;
- Être aimable, calme, montrer une présence active, disponible pour répondre aux questions et avoir des facilités à apporter des réponses aux questions soulevées par les usagers, ferme si nécessaire et correct (langage et tenue) ;
- Faire preuve d'une grande discrétion dans l'accomplissement de l'ensemble de ses missions.

Les compétences organisationnelles :
- Savoir gérer les priorités lors des pics d'activités ;
- Savoir répondre à plusieurs demandes à la fois ;
- Organiser son travail en fonction des objectifs définis, des priorités et des contraintes de temps particulières ;
- Prendre en compte des consignes écrites ou orales ;
- Gérer un système de mesure de la fréquentation ;
- Gérer un planning de réservation ;
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès ;
- Être en mesure de suivre une procédure.