Sgcd38 - agent des accueils et du courrier

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales

1) Assurer
- les accueils quotidiens des usagers (téléphonique, électronique, physique),
- la mise en relation et suivre la prise en charge de l’appel
- l’orientation des visiteurs auprès des services compétents internes à l’administration ou des autres services de l’État,
- le traitement quotidien du courrier « entrant » et « sortant »,
- la distribution des titres de transports et des matériels aux personnels de la DDT,
- de missions logistiques ponctuelles (changements de toners, déplacement de petits mobiliers ; arrosage des plantes ;
petites réparations…).
2) Mettre à jour, quotidiennement
- la documentation à destination du public du hall d’accueil,
- les affichages informationnels,
- les boîtes aux lettres postales ou numériques.
3) Gérer
- le stock des consommables (enveloppes, papier, formulaires divers, petits matériels),
- les prises de rendez-vous, la réservation de salles de réunions.
4) Travailler
- en réseau avec les autres DDI, les sections du BAS, les bureaux du SILOG et les autres services du SGCD (partager les
informations en respectant la chaîne hiérarchique ; s’entraider),
- en collaboration avec les autres agents d’accueil de la DDT et des autres DDI (assurer des remplacements ponctuels).

Votre environnement professionnel

Le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) est intégré à la Préfecture de l’Isère.

Le SGCD assure les fonctions-supports pour le compte de la Préfecture et des 3 Directions Départementales Interministérielles (DDI) : Direction Départementale des Territoires (DDT), Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) et Direction Départementale de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS).

Placé sous l’autorité du Préfet de l’Isère, assisté du Secrétaire Général de la Préfecture, et sous l’autorité fonctionnelle des Directeurs départementaux interministériels, le SGCD comprend 94 agents, répartis en 4 services (service de l’immobilier et de la logistique, service des ressources humaines et de l’action sociale, service des systèmes d’information et de communication, service budget-finances), en charge de l’ensemble des missions-supports.

Le Directeur du SGCD est assisté d’une adjointe, de 4 chefs de service et de 4 référents de proximité, placés respectivement auprès de chaque chef de service bénéficiaire de l’action du SGCD.

Le Service de l’Immobilier et de la LOGistique (SILOG) est composé de 3 bureaux : Bureau de la Stratégie Immobilière et du Patrimoine (BSIP), Bureau de la Maintenance et de la Logistique (BML) et Bureau Accueil et Support aux utilisateurs (BAS).

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement
professionnel / niveau pratique - à
acquérir
Avoir des compétences en
informatique -bureautique / niveau
pratique - requis

Savoir-faire :

Savoir rédiger / niveau pratique -
requis
Savoir travailler en équipe / niveau
pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau pratique -
requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau
pratique - requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines / niveau
maîtrise - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau pratique -
requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis