Secrétaire de direction

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique et être en mesure de transmettre les informations de premier niveau aux interlocuteurs ;
- Gérer l’agenda, les contacts et la planification des déplacements d’une ou plusieurs autorités ;
- Apporter son appui dans la planification, la préparation et le suivi des réunions ;
- Gestion et suivi des différents flux de courrier (papiers, électroniques) ;
- Mettre en forme les écrits, les correspondances divers (lettres, messages, rapports), être en mesure d’en élaborer lorsque c’est nécessaire ;
- Gestion et suivi des stocks de fournitures de bureau, matériels, objets de prestige si nécessaires.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

La section secrétariat de la Direction des opérations et de l’emploi (DOE) est placé sous la responsabilité d’un chef secrétaire, sous-officier du corps de soutien technique et administratif du grade d’adjudant-chef et est en charge de la gestion administrative de cette direction. Il est divisé en 2 pôles :

= cabinet / secrétariat particulier du directeur des opérations et de l’emploi

= secrétariat / courrier

Le poste proposé est situé au cabinet / secrétariat particulier du directeur des opérations et de l’emploi.

Composition et effectifs du service

1 responsable du secrétariat, 1 adjoint, 3 secrétaires, 1 conducteur d’autorité.

Liaisons hiérarchiques :

Adjudant-chef, chef du secrétariat – Chef d’escadron, officier de commandement – Colonel, chef du pôle cohérence et synthèse (officier supérieur adjoint), – Général de corps d’armée, directeur des opérations et de l’emploi et ses adjoints (2 généraux de division).

Liaisons fonctionnelles :

Secrétariat du cabinet du directeur général, des directions, sous-directions et autres services.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique

Niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel

Niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

Niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger

Niveau maîtrise - requis

Savoir analyser

Niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-être

Savoir accueillir

Niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer

Niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines

Niveau maîtrise - à acquérir

Vos perspectives :

L’évolution au sein d’un secrétariat d’un directeur d’administration centrale est source d’élargissement de compétences susceptibles de permettre l’accès à des postes équivalents ou supérieurs.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans