Assistant de gestion en immobilier h/f

KS groupe, une entreprise familiale engagée et responsable depuis 1958 et AREFIM

AREFIM, filiale de KS Groupe, est la première foncière logistique française devenue société à mission en 2023 et certifiée B Corp en 2024.

Spécialisée dans le développement de campus d'activités innovants et durables, AREFIM repense l'immobilier logistique autour de quatre piliers coconstruction, performance environnementale, biodiversité, et bien-être au travail.

AREFIM s'appuie sur la solidité et les valeurs de KS Groupe, entreprise familiale indépendante et engagée depuis 1958.

Acteur de référence du bâtiment, KS Groupe rassemble 450 collaborateurs au sein de 12 filiales et inscrit son développement dans une démarche durable et humaniste, guidée par une mission statutaire claire : bâtir des solutions durables, solidaires et respectueuses de l'environnement. AREFIM recrute un Assistant de gestion en immobilier (H/F).

Vos Missions

Vous assistez l'ensemble des directions dans le suivi administratif, technique, financier des projets en assurant la gestion des commandes, la coordination avec les prestataires et le suivi des dossiers administratifs et financiers liés à l'activité de la foncière. Vous réalisez notamment les missions suivantes :

Suivi administratif et techniques des projets : Vous participez à l'ensemble des tâches liées à la gestion de nos actifs immobiliers. Vous assurez la gestion et le suivi des commandes auprès des prestataires. Vous collectez et organisez la documentation technique et administrative des projets (Formalisation des contrats, factures, attestations, plans, suivi des autorisations administrative). Vous participez éventuellement aux REX des opérations.

Gestion administrative et suivi des fournisseurs : Vous suivez a facturation des prestataires et fournisseurs via le logiciel Salvia (formation assurée si non connaissance du logiciel). Vous obtenez des informations utiles pour la direction financière dans le cadre du suivi des engagements financiers et des budgets des projets.

Office Management Avignon et Paris : Vous gérez le bureau d'Avignon et le bureau de Paris (et toute autre implantation à venir)

Vous êtes le relais de la société pour la Comptabilité auprès du Groupe et en lien avec le siège. Vous êtes le relais de la société pour les congés et absences (RH) et la QHSE auprès du Groupe et en lien avec le siège. Vous êtes le relais de la société sur la gestion flotte de véhicules auprès du Groupe et en lien avec le siège. Vous êtes leader dans la préparation et l'accueil des nouveaux arrivants auprès du Groupe et en lien avec le siège. Vous organisez et réalisez les CR des réunions d'équipe. Vous participez à la constitution de la base de contacts société. Vous créez et tenez à jour des outils d'aide à la gestion. Vous écrivez, dispatchez et envoyez les courriers de la société.

Accueil et renseignement : Vous réalisez l'accueil physique et tenez le standard téléphonique, vous traitez les mails, etc.

La liste de ces missions est amenée à évoluer en fonction de besoins du poste;

Lieu

Le poste est basé au sein de l'agence d'Avignon.

Contrat

Ce poste est en CDI à temps complet

Statut ETAM

Les raisons de nous rejoindre !

- Une politique d'entreprise orientée sur le bien-être au travail, la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), l'inclusion des personnes en situation de handicap

- Un management de proximité avec des équipes dynamiques

- Un environnement de travail de qualité : locaux récents, outils de production régulièrement remplacés

- Des équipements informatiques mis à disposition : 1 smartphone + 1 ordinateur portable

- Des formations tout au long du parcours professionnel : règlementaires, techniques, développement personnel, entretien des compétences

- Des possibilités de mobilités intra-groupe

- Un package de rémunération selon expérience et compétences avec des avantages : prime de bilan, 13e mois, RTT, participation, intéressement, carte restauration 10€, avantages groupe de notre CSE (carte cadeaux, billetterie)

En rejoignant AREFIM, vous intégrez une entreprise à taille humaine, au coeur des enjeux sociétaux et environnementaux. Notre mission est de concevoir des lieux de vie et de travail innovants, au service des entreprises, des communautés et de la biodiversité. Nous sommes convaincus que chacun peut faire la différence.