Charge(e) de gestion et coordination administrative

Dans le cadre du renforcement de son équipe, SANTEST recherche un(e) Chargé(e) de Gestion et Coordination Administrative.

Rattaché(e) à la Directrice générale et à son adjoint, et après une période d’accompagnement adaptée à votre profil, vous contribuez à la bonne gestion administrative des dossiers des apprentis.

Vous êtes à la fois l’un des vecteurs du fonctionnement interne du CFA mais également un pivot important dans les relations Etablissements/Apprentis/Instituts partenaires.

Intégré(e) dans notre équipe de 15 personnes, vous travaillez en collaboration avec des collaborateurs aux profils et compétences variées dans le but de :

1. Assurer et coordonner la gestion administrative de la formation (apprentissage et continue).
2. Informer et accompagner des acteurs de l’apprentissage.
3. Participer à la mise en œuvre de la politique qualité en vue de la certification suivant le référentiel national qualité QUALIOPI.

Missions et rôle :

Des missions variées et très opérationnelles vous attendent :

1. Gestion, coordination et information notamment :

1. Traitement, gestion et suivi des dossiers des apprentis au quotidien (courriels, courriers, téléphone).
2. Accompagnement, gestion et suivi des apprentis, des employeurs et des instituts sur les plans administratif et financier en lien avec les chargés de développement et le service comptable/facturation (condition d’inscription, aide de l’apprentissage, élaboration des CERFA, rédaction des conventions de formations, etc.).
3. Gérer les bases de données / logiciel YParéo et assurer l’interface CFA/YParéo.
4. Réaliser et tenir les tableaux de bord demandés par la direction et contribuer à la réalisation du BPF.
5. Gérer la relation avec les OPCO et différents financeurs (suivi contrat, rupture, facturation, EPI) en collaboration avec le service comptable/facturation.
6. Suivi du dialogue administratif avec les Instituts de formation partenaires en collaboration avec les chargés de développement (rédaction et suivi des conventions de partenariats, calendrier d’alternance…).
7. Participer à la veille d’informations pour le CFA et procéder aux actualisations nécessaires de processus administratif.
8. Assurer le premier niveau d’information des différents acteurs de l’apprentissage en lien avec le et les orienter selon leur demande.
9. Collaboration au développement des partenariats.
10. Collaboration à l’organisation et tenue du conseil de perfectionnement du CFA.
11. Diffusion de l’information aux acteurs de l’apprentissage en lien avec les chargés de développement.
12. Participer à la communication et à la promotion du CFA.
13. Contribuer à la gestion des réseaux sociaux.

2. Qualité et amélioration continue :

1. Participer au déploiement de la politique et de la dynamique qualité.
2. Formaliser des documents qualité et analyser des processus avec le service qualité.
3. Participer au suivi du déroulement des plans d'actions et d'améliorations de la qualité.

Le poste est basé à NANCY.

Autonome et rigoureux(se) sur votre poste, en nous rejoignant, vous intégrez une équipe accueillante qui saura vous accompagner et écouter vos propositions d’amélioration. Vous êtes la personne garantissant le parcours administratif de nos apprentis et facilitant leur apprentissage.

Descriptif du profil :

1. Idéalement, vous avez une expérience entre 2 et 5 ans dans la gestion administrative au sein d’un organisme de formation ou d’un établissement de santé.
2. Toutefois, nous sommes ouverts sur les profils et nous attendons une connaissance du milieu de la santé, de la formation professionnelle et des compétences en gestion administrative.
3. Vous maîtrisez les outils bureautiques type OFFICE 365 et connaissez le logiciel métier YParéo.
4. Vous êtes à l’aise avec les réseaux sociaux et avez un bon rédactionnel.
5. Votre esprit d’équipe, votre rigueur et votre organisation sont de vrais atouts pour ce poste.

Descriptif de l’association :

Créé en 2015, SANTEST est une association loi 1901. Créé à l’initiative des établissements de santé, SANTEST a pour mission de promouvoir le dispositif de l’Apprentissage en santé auprès des jeunes et des établissements mais aussi d’offrir aux professionnels de santé une offre de formation continue de qualité et pratico-pratique.

Processus de recrutement :

Après une sélection sur profil, nous vous contacterons pour organiser les entretiens. Le processus de recrutement pourra prendre entre 1 et 3 semaines avec 2 entretiens.

Conseils aux candidats :

Merci de nous adresser CV et lettre motivant votre intérêt à nous rejoindre à : adjoint.direction@santest.fr

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