Un (e) assistant (e) de direction auprès du président et du directeur général des services

Description de la collectivité :

Située dans l'est du département de l'Orne, en Normandie, à 160 kilomètres de Paris, la Communauté de Communes des Pays de L’Aigle regroupe 32 communes sur un bassin de vie de près de 26 000 habitants. Dynamique, l’intercommunalité exerce de nombreuses compétences et porte de multiples projets et réalisations. Elle appuie son action sur une organisation agile, dynamique et innovante, autour de son Président et de la Direction Générale des Services.

Dans ce contexte, la CDC des Pays de L’Aigle recrute au sein de la Direction Générale des Services un(e) assistant(e) de direction, pour le secrétariat général, auprès du Président et du Directeur Général des Services.

Il (elle) sera chargé(e) d’apporter une aide permanente au Président de la CDC, au Directeur Général des Services en termes d’organisation personnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Il (elle) assure le secrétariat des réunions communautaires.

Vous aurez pour missions principales :

• Assurer les tâches de secrétariat pour le compte du Président et du Directeur Général des Services : gestion des agendas, organisation et planification de réunions, accueil physique et téléphonique, rédaction de courriers, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (Word, Excel, Power point…) ;

• Circuit des parapheurs, en veillant au respect des procédures internes et à la qualité des documents soumis à la validation de l’autorité territoriale ;

• Procéder à l’enregistrement des courriers entrants et sortants en veillant à ce que des réponses soient apportées ;

• Assurer le secrétariat des assemblées communautaires (Conseil et Bureau, conférence des maires) : mettre en forme les notes de synthèse et délibérations, rédiger et diffuser les convocations, les procès-verbaux, etc.

• Réaliser les registres des actes de la collectivité ;

• Garantir la mise à jour des bases de données des élus, partenaires, collectivités où la CDC est représentée ;

• Assurer le suivi, la tenue et le classement des dossiers du Président et du Directeur Général des Services ;

• Assurer le secrétariat de certaines réunions, en rédiger et diffuser les comptes rendus ;

• Etre référent (e) de l’agent d’accueil, superviser l’organisation et la continuité.

Compétences recherchées :

• Connaissance de l’environnement territorial ;

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Zimbra…) ;

• Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire ;

• Maitrise des règles d’expression orale et écrite de qualité, des principes rédactionnels de la note de synthèse et des comptes rendus ;

• Maîtriser les techniques de secrétariat : dactylographie, prises de notes ;

• Savoir faire preuve de discrétion, réserve, courtoisie et diplomatie ;

• Maîtriser les règles d’organisation, de priorisation des tâches et rdv ;

• Savoir faire preuve d’autonomie et d’esprit d’initiative ;

• Savoir faire preuve de rigueur et d’adaptabilité ;

• Savoir adapter son discours selon l’interlocuteur.

Profil recherché : Bac Professionnel ou BTS - qualification en gestion administrative, assistanat ou secrétariat - Expérience similaire souhaitée de 3 à 5 ans - Connaissance de l’environnement territorial indispensable.