Responsable logistique administrative – evenements et intervenant.es

RESPONSABLE LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE – EVENEMENTS ET INTERVENANT.ES, Bas-Rhin

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. B

Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire.

Descriptif de l'emploi

La Haute Ecole des Arts du Rhin est l’école d’un fleuve, l’école d’un territoire, l’école d’une époque en ébullition. Elle accueille 750 étudiant·es dans des formations d’enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence, Master, Doctorat, en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités. La HEAR se déploie aujourd’hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse.

Sous l'autorité du/de la responsable du service de la scolarité, et en collaboration avec les autres membres du service, le/la Responsable logistique administrative assure la gestion administrative et logistique des événements.


Missions / conditions d'exercice

1. Gestion administrative des invité.es et exté :
o Récolte des informations et des besoins auprès de l'équipe pédagogique,
o Prise de contact avec les et rédaction des courriers d'engagement,
o Gestion administrative des transports et hébergements (réservation, bon de commande, remboursement de frais...),
o Gestion des documents administratifs (contrats, conventions de partenariat, remboursements de frais).
2. Organisation des jurys de diplômes :
o Gestion administrative des réservations de transports et hébergements.
3. Gestion des voyages pédagogiques :
o Prise en charge de la gestion administrative des voyages pédagogiques (réservations de transport et d’hébergement),
o Gestion administrative des remboursements.
4. Organisation des journées d’étude, des workshops :
o Récolter auprès de l'équipe pédagogique les informations nécessaires à l'organisation administrative et logistique des workshops et des journées d’études,
o Organisation des inscriptions des é,
o Gestion des aspects logistiques et administratifs (réservation des salles et du matériel).
5. Gestion des modèles vivants :
o Recrutement et gestion administrative des modèles vivants,
o Élaboration des plannings de présence des modèles vivants en lien avec les et le service Ressources humaines.


Profils recherchés

* Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur ;
* Culture administrative au sein d’une collectivité ou d’un établissement public ;
* Maîtrise de l’anglais souhaitée ; la connaissance de l’allemand serait un plus.
* Maîtrise des tâches administratives courantes (gestion des réservations, rédaction de documents, gestion des contrats).
* Accueillir et renseigner les interlocuteurs ;
* Qualités rédactionnelles ;
* Utiliser les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook ;
* Capacité à prendre des initiatives.
* Capacité à organiser des tâches multiples et à suivre des processus administratifs rigoureux.
* Savoir prioriser les tâches et respecter les échéances.
* Aptitude à rédiger des documents clairs et à communiquer efficacement.
* Savoir partager les informations avec les autres services.
* Qualités relationnelles, d’accueil, sens de la diplomatie, du contact, courtoisie et fermeté ;
* Capacité à travailler en équipe.
* Sens de l’organisation – Rigueur – Méthode – Discrétion professionnelle.
* Capacité à gérer le stress.
* Capacité à anticiper les besoins et à résoudre rapidement les problèmes administratifs.
* Intérêt pour la pédagogie, pour les domaines artistiques.

Diplômes : Bac+3 en gestion administrative, logistique, gestion d’événements ou dans un domaine similaire.

Expériences : Une expérience en gestion administrative dans un environnement éducatif ou événementiel est un plus.

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