Assistant(e) des deux adjoints au secrétaire général pour les affaires régionales d'occitanie

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales

L’assistant(e) exerce ses fonctions simultanément auprès de l’adjoint au Sgar en charge du pôle « Politiques publiques » (PPP) et de l’adjoint au Sgar en charge du pôle « Moyens, modernisation et mutualisation » (P3M).

Il a plus particulièrement en charge :
- la gestion des agendas ;
- l’organisation et suivi des réunions ;
- l’accueil physique et téléphonique ;
- la gestion des déplacements, des frais de mission ;
- le suivi des dépenses réalisées par carte achats des SGAR Adjoints (frais de représentation) ;
- l’élaboration et la mise à jour de listes de contacts et le suivi de la correspondance, notamment des vœux ;
- la mise en page de courrier et de parapheurs ;
- l’aide administrative ponctuelle sur des dossiers, en relation avec les services régionaux et les chargés de mission ;
- le suivi du circuit des parapheurs ;
- le classement des entretiens professionnels des directeurs régionaux et des dossiers des SGAR adjoints ;
- la mise à jour du suivi des congés des directeurs du pôle 3M.

Le titulaire du poste peut être amené, le cas échéant, à accompagner un haut-fonctionnaire en mission temporaire auprès du préfet de région.

Activités du service

Le Secrétaire Général pour les Affaires Régionales (SGAR) assiste le préfet de région dans l’exercice de ses missions à l’échelle de la région Occitanie.

Le SGAR est organisé en deux pôles, l’un dédié aux politiques de déconcentration, de modernisation ainsi que de mutualisation des moyens et l’autre chargé de l’animation régionale des politiques publiques, chacun étant animé par un adjoint au SGAR.

Composition et effectifs du service

Le secrétariat général pour les affaires générales est composé d’une soixantaine d’agents.

Liaisons hiérarchiques

L’adjointe au SGAR en charge du pôle politiques publiques

L’adjoint au SGAR en charge du pôle moyens, modernisation et mutualisations

Le SGAR

Liaisons fonctionnelles

Le chef du cabinet et de la coordination régionale, le chef du bureau des affaires générales, le directeur de la coordination et des affaires générales, le secrétariat particulier du préfet de région et des autres membres du corps préfectoral.

Liaison avec les secrétariats des directions régionales, des préfectures, des administrations centrales, des collectivités territoriales.

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise

Savoir-faire

Savoir s'organiser - niveau expert

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise

Savoir rédiger : niveau pratique

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise

Savoir s'adapter - niveau maîtrise

Savoir accueillir - niveau expert

Vos perspectives :
Assistant(e) de direction d’une autre autorité ou dans un autre service de l’État

Durée attendue sur le poste : 3 ans