Description du poste
Mission principale : Gestion de la sous-traitance
1. Coordination de 8 entreprises sous-traitantes.
2. Suivi et archivage des documents réglementaires (KBIS, documents fiscaux, etc.).
3. Saisie de la préfacturation quotidienne et envoi hebdomadaire des KPI à la direction d'Eurotranspharma.
4. Transmission des éléments mensuels aux sous-traitants pour réception des factures, vérification et transmission au service comptabilité.
Relais RH
5. Interface avec le service Ressources Humaines et les fonctions supports au siège social.
6. Suivi des dossiers d'embauches et envoi au SRH en cas d'embauche.
7. Remontée des informations en paie (arrêt maladie, saisie des heures sur le logiciel Etemptation, etc.).
8. Suivi du planning agence (absences, congés, maladies, etc.).
9. Réponse aux salariés sur les questions administratives en lien avec le service RH.
10. Gestion de l’intérim sur Peopulse (création des besoins, suivi des contrats, renouvellements, saisie des relevés d'heures, envoi de la préfacturation et contrôle des factures).
11. Gestion des visites médicales (suivi des échéances et prise de rendez-vous).
12. Gestion de la formation (création des accès, suivi des formations e-learning pour les salariés, intérimaires et sous-traitants).
13. Gestion de l’affichage obligatoire.
Services généraux
14. Création des badges d’accès au site.
15. Suivi des rendez-vous de maintenance du bâtiment et prise de rendez-vous avant échéance avec les prestataires sous contrat cadre.
16. Traitement des demandes par mail et téléphone.
17. Contact des fournisseurs pour interventions urgentes si nécessaire.
18. Commande de fournitures/EPI et gestion du stock.
19. Validation des factures.
Administratif
20. Rédaction de notes et courriers, gestion des appels téléphoniques.
21. Transmission des communications reçues par le siège aux salariés.
22. Tenue des différents registres de l’agence.
23. Alimentation des tableaux de bord relatifs à la gestion de l’agence.
24. Archivage et classement des documents et dossiers.
25. Suivi des éléments liés à l’environnement pour l’ISO 9001.
SAMSIC, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap. Profil recherché
26. Polyvalent, réactif, à l’aise avec les outils informatiques (Pack Office).
27. Bonne communication écrite et orale, aisance relationnelle.
28. Formation en assistanat (Bac +2) ou expérience significative dans un poste similaire.
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