Responsable du service administratif (h/f)

Grand Paris Seine Ouest (GPSO), un territoire créatif, numérique et durable.

Forte de ses 322 928 habitants, GPSO représente le 3ème Pôle d’emplois d'Ile-de-France. Son territoire s’étend sur 8 communes (Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Chaville, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville d’Avray).

GPSO, Etablissement Public Territorial créé le 1er janvier 2010, est fondé sur un développement équilibré de son territoire, alliant dynamisme économique et cadre de vie privilégié. La population est au cœur des préoccupations, grâce à la qualité des services publics et au travers des compétences exercées.

1000 femmes et hommes, par leurs compétences et engagement, participent à la mise en œuvre et à la réussite des projets de GPSO, intercommunalité de projets, intégrée et dynamique.

En rejoignant Grand Paris Seine Ouest, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale innovante et durable. Les possibilités d’évolution et de montée en compétences sont possibles grâce à une politique de formation forte et à la possibilité d’évoluer en interne en fonction des postes disponibles et ouverts aux recrutements.

La Direction Territoriale Est est (DTE) rattachée à la Direction Générale des Services Techniques. Son secteur d’intervention est celui des villes d’Issy-les-Moulineaux et de Vanves. La Direction a pour mission les thématiques liées à l’espace public de ce secteur, notamment la gestion des parcs et jardins, des déchets, de la propreté, de la voirie et de ses réseaux ainsi que l’assainissement.

Le service Administratif & Financier joue un rôle de support pour les autres services comme pour la Direction, et contribue à la bonne fluidité des informations entre l’ensemble des services de la Direction et vers l’extérieur (autres services GPSO et villes).

Vous êtes prêt(e) à relever des défis passionnants et à jouer un rôle central dans notre organisation ? Découvrez les missions variées et enrichissantes qui vous attendent :

Management d'Équipe :

• Manager une équipe de 4 personnes, en assurant leur encadrement et leur développement professionnel,

• Encadrer et motiver les membres de votre équipe, en veillant à leur bien-être et à leur performance.

Gestion Administrative :

• Superviser la gestion des sinistres en assurant la liaison entre le DTE et le service juridique GPSO,

• Coordonner les tableaux de permanence des équipes Régie et Contrôleurs Cadre de Vie / Qualité de la voirie,

• Mettre en place et suivre les procédures administratives en collaboration avec le réseau administratif,

• Gérer les commandes de fournitures de bureau pour la DTE,

• Superviser les demandes de bacs (We-bacs),

• Organiser et animer les réunions de service,

• Être l’interlocuteur privilégié de la DSI.

Communication et Gestion de l'Information :

• Gérer les appels N° Vert et autres appels, en les affectant aux agents ou services concernés,

• Superviser la gestion du courrier via le logiciel MAARCH, de l’affectation à l’archivage,

• Gérer la boîte courriel générique de la DTE et traiter les demandes selon leur objet,

• Rédiger et diffuser les Avis Riverains pour informer les usagers des travaux,

• Préparer et rédiger la Lettre d’Information sur les travaux programmés par la DTE.

Réunions de Proximité :

• Élaborer l’ordre du jour et les présentations en séance,

• Rédiger les comptes rendus et les transmettre aux interlocuteurs dédiés,

• Organiser des réunions de proximité mensuelles à Issy-les-Moulineaux et Vanves.

Procédures Réglementaires :

• Rédiger les courriers de pénalités,

• Rédiger les avis sur les autorisations de Permis de Construire et autres démarches urbanistiques,

• Calculer le montant de la taxe Participation Forfaitaire à l’Assainissement Collectif.

Ressources Humaines :

• Déclarer mensuellement les heures des agents de la DTE,

• Suivre les besoins en formation et les plannings,

• Suivre les visites médicales et transmettre les convocations,

• Être le référent RH pour les agents : absences, carrière, paie, etc...

Gestion Financière et marchés publics :

• Suivre le budget et gérer les bons de commande, visas, factures, etc…

• Rédiger des notes explicatives,

• Suivre les conventions et marchés,

• Préparer le budget annuel et les demandes modificatives.

Divers :

• Proposer des améliorations pour optimiser les processus existants,

• Assurer une veille réglementaire, juridique et technique dans les domaines de l’espace public.

Le profil attendu est fort d’une expérience réussie en management d’équipe, alliant avec aisance management collaboratif, explicatif, délégatif et directif.

Le poste de chef du service Administratif et Financier est un poste clé au sein de la direction, avec un rôle à la fois transversal et de support aux services opérationnels.

Le chef du service Administratif et Financier est doté d’une personnalité bienveillante, facilitatrice et fédératrice au sein de son équipe et de la DTE.

Baccalauréat ou diplôme équivalent.