Assistante ou assistant unité bâtiments

- Assurer le secrétariat de l'unité bâtiments : accueil téléphonique et physique ainsi que les appels du service aménagement lors de l'absence de la secrétaire de service.
- Planifier les agendas : organisation de réunions, réservation de salles.
- Enregistrer, suivre, gérer les courriers dans Admimail.
- Participer aux réunions bâtiments et rédiger les compte-rendu.
- Participer aux groupes de travail liés à l'activité de l'unité.
- Diffuser de l'information aux agents du service aménagement.

Demandes d'interventions
- Recevoir, gérer et enregistrer les demandes d'intervention sur les bâtiments et collèges (environ 2 000 par an).

Bons de commande
- Sous le logiciel Grand Angle : mettre en signature des bons de commande (environ 2 000 par an).
- Après signature des bons de commande : envoyer les bons de commande via la messagerie ou la plateforme des marchés publics ATEXO.
- Mettre à jour les tableaux de suivi budget (opérations, fonctionnement, MOE).
- Classer informatiquement les bons de commande dans les dossiers des techniciens.

Actes de sous-traitance
- Recevoir, vérifier et instruire les demandes de sous-traitance (une moyenne de 60 par an).
- Notifier les actes de sous-traitance via la plateforme des marchés publics ATEXO.
- Enregistrer les actes de sous-traitance sous le logiciel Grand Angle.

Autorisations d'urbanisme
- Recevoir et mettre en signature les demandes d'autorisation d'urbanisme (AT, PC ...).
- Enregistrer et suivre les demandes.
- Appeler les services urbanismes si besoin.

Déclarations dématérialisées aux exploitants utilisant PROTYS
- Envoyer les déclarations via la plateforme (DT, DICT).

Réunions délégations
- Organiser les rencontres.
- Réaliser les tableaux de présentation des travaux réalisés et PPI dans les collèges et bâtiments.
- Préparer les dossiers.

Fiches CA
- Mettre à jour les fiches pour les conseils d'administration planifiés : 1 fois par trimestre au cours de l'année scolaire.

Divers
- Élaborer le planning des congés.
- Élaborer le planning des astreintes opérationnelles bâtiments (2 fois par an).
- Établir le tableau mensuel des astreintes et l'adresser au service ressources.
- Commander les fournitures pour le service en l'absence de la secrétaire du service aménagement.
- Suppléer la secrétaire du service aménagement sur certaines tâches (courriers TEEH, avis aux usagers ...).

Diplômes et Niveau d'études : BAC.