Assistant de gestion (h/f)

Suite à la mobilité interne d’un agent, le service départemental d’incendie et de secours d’Indre-et-Loire recrute au pôle soutien technique et logistique – service coordination administrative et financière : un agent du cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C) - fonction publique territoriale – filière administrative pour assurer les fonctions d’assistant(e) de gestion

Établissement de catégorie B, le SDIS 37 est composé de 351 SPP et de 135 personnels administratifs et techniques, ainsi que de 2084 SPV, répartis sur les 68 centres d’incendie et de secours du département.

En 2024, 36 280 interventions ont été réalisées par les sapeurs-pompiers d’Indre-et-Loire.

Sous l’autorité du chef de service, l’agent recruté sera chargé :

. Suivi administratif et financier de l’exécution des marchés de fournitures et services de travaux :
- Mise en forme des documents techniques et aide à la rédaction des pièces du dossier de consultation
- Saisie des éléments des marchés dans le logiciel dédié
- Suivi de l’exécution financière des marchés (saisie des bons de commande, traitement des factures, révision de prix, retenue de garantie, pénalités de retard …)
- Gestion de la procédure administrative des marchés (délais, ordre de service, de reconduction …)
- Mise à jour des tableaux de sui

. Suivi administratif et financier de l’exécution des marchés en lien avec des opérations de construction
- Saisie des éléments des marchés dans le logiciel dédié
- Suivi de l’exécution financière de l’opération de construction (saisie des acomptes, traitement des factures, révision de prix, retenue de garantie, DGD …)
- Gestion de la procédure administrative des opérations (délais, ordre de service, PV, …)
- Echanges réguliers avec les entreprises
- Mise à jour des tableaux de suivi des engagements et des réalisations en fonctionnement

. Mise en œuvre des procédures de consultation sans publicité :
- Gestion administrative de la procédure de consultation jusqu’à la notification du marché (mise en concurrence des fournisseurs déjà identifiés par l’acheteur sur le logiciel dédié, vérification des attestations fiscales et sociales, mise en forme des documents techniques …)
- Conseil et aide dans l’analyse des offres
- Suivi de l’exécution financière des marchés (saisie des bons de commande, traitement et rapprochement des factures …)

. Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent

. Gérer l’information, le classement et l’archivage des documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Rechercher et diffuser des informations
- Identifier les sources de documentation

. Savoirs :
- Connaissance des marchés publics
- Vocabulaire professionnel
- Techniques de secrétariat, maîtrise des logiciels bureautiques, facilité d’adaptation aux logiciels métiers du SDIS

. Savoir-faire :
- Apprécier le caractère d’urgence des dossiers à traiter
- Apprécier la validité des pièces justificatives
- Connaissance des logiciels dédiés à l’exécution des marchés, connaissance des procédures administratives et financières

. Savoir-être :
- Sens de l’organisation et gestion des priorités
- Qualités relationnelles permettant le travail en équipe et l’échange
- Sens des responsabilités et de la rigueur, motivation, dynamisme, capacité à rendre compte