Agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi Agent d’accueil et de secrétariat Missions / conditions d'exercice -Accueil téléphonique et physique,
-Courrier : Expédition : mise sous plis, affranchissement ; enregistrement du courrier arrivé,
-Petit secrétariat, saisie de courriers, mise à jour de fichiers,
-Archivage
-Prise de RDV, gestion du planning de la salle de réunion et de l’utilisation du vidéo projecteur, véhicules de service
-Commande bureautique/produits d’entretien/EPI agents d’entretien
-Gestion des moyens techniques et logistiques (photocopieurs, machine à affranchir…)
-Gestion du service de transport à la demande
-Gestion de la boîte mail d’accueil de la Communauté de communes
-Reprographie

CONDITIONS DE TRAVAIL
-Travail en bureau
-Horaires réguliers
-Travail en équipe
-Disponibilité et polyvalence
-Sens du service public et des relations avec le public Profils recherchés Savoirs :
-Règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
-Vocabulaire professionnel des services
-Techniques et outils de communication
-Logiciels de bureautique et spécialisé
-Techniques de classement et d’archivage
-Instances, processus et circuits de décisions
-Connaissance des procédures administratives
-Connaissance du fonctionnement d’une structure intercommunale

Savoirs –faire :
-Bonne élocution,
-Se repérer et bien identifier l’organigramme de la structure
-Utiliser le standard téléphonique
-Accueillir le public
-Rédiger des courriers circonstanciés
-Etablir des plannings
-Gérer des commandes avec des prestataires
-Rigueur, organisation, adaptabilité, autonomie dans la résolution de problème, réactivité

Savoir-être :
-Ecoute et patience,
-Amabilité et politesse
-qualité relationnelle,
-discrétion,
Les obligations
-Secret professionnel, obligation de réserve, respect et transmission des consignes
-Polyvalence du poste, même si la priorité sera donnée à l’accueil téléphonique et physique.

-Rigueur, organisation, adaptabilité, autonomie dans la résolution de problème, réactivité
MOYENS TECHNIQUES :
-Outils de gestion, outils informatiques et de bureautique

Remplacement d’un arrêt maladie, présence tous les matins de 8h30- 12 heures