La personne recrutée aura pour mission de coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines d'une structure (direction, unité, service).
Sous la responsabilité du responsable administrative et financière de l'unité, il/elle assure le secrétariat et exécute les actes administratifs courants nécessaires au bon fonctionnement de l'unité. Il/ elle assurera la continuité administrative et financière de l'unité durant les absences du responsable.
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Activités principales
- Tenir l'agenda e la direction de l'unité et des différents projets de l'unité
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
- Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et reporter à la direction
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant les disponibilités budgétaires
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi Coordonner les aspects logistiques de la structure
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Activités associées
- Organiser la logistique des réunions, séminaires et manifestations dans le cadre de projets soutenus par l'US14
- Tenir le planning des séminaires et manifestations scientifiques
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Etablissement et suivi des ordres de missions et des états de frais
- Saisir les commandes des différents projets de l'unité (missions, réservations hôtel, commandes de fournitures) et assurer leurs suivis jusqu'au paiement
- Gestion du secrétariat (courrier, affichage)
- Prendre les messages téléphoniques et orienter les correspondants
- Organiser le classement, la mise à jour et la conservation des dossiers
- Mettre à jour et diffuser des informations en interne et externe
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers
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