Assistant.e support aux usagers

À propos de nous

STRUCTURE DE RATTACHEMENT

L’École des hautes études en santé publique (EHESP) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP). Grand établissement, l’EHESP est membre du réseau des écoles de service public (RESP), de France Universités et de la conférence des grandes écoles (CGE).

Elle est établissement-composante de l’Université de Rennes (Établissement public expérimental) et dispose également d’une antenne à Paris (Plaine St Denis et prochainement à PariSanté campus).

Véritable plateforme pour l’enseignement et la recherche en santé publique, l’EHESP est structurée selon des départements (sciences humaines et sociales / institut du management / méthodes quantitatives en santé publique / sciences en santé environnementale) intégrés dans un projet interdisciplinaire incluant notamment des centres de recherche labellisés. L’EHESP propose les filières de formation de cadres supérieurs pour la fonction publique, des spécialités de diplôme national de master, des diplômes de mastères spécialisés, des parcours de doctorat et une offre très riche de formation tout au long de la vie.

L’EHESP accueille 1 300 élèves, étudiants ou doctorants et 7 000 stagiaires en formation continue provenant d’une cinquantaine de nationalités différentes et fait appel à plus de 1 000 conférenciers par an. L’EHESP dispose également d’une antenne à Paris (Plaine St Denis) et prochainement à PariSanté campus.

Site internet :

POSITIONNEMENT

L’assistant(e)support aux usagers sera sous la responsabilité directe du responsable du SAU.


Mission

MISSIONS

Le Service aux usagers a pour missions de :

* Garantir un accueil de qualité

* Assurer un service de qualité aux usagers (personnels, apprenants, intervenants extérieurs)

* Assurer une intervention de premier niveau dans les espaces communs (maintenance technique, informatique…)

L’assistant(e) a pour mission d’assurer la gestion et la mise à disposition de ressources et moyens logistiques aux usagers.

Intervention de premier niveau informatique et logistique :

* Réceptionner les appels et emails (n° unique et adresse mail fonctionnelle)

* Traiter les demandes logistiques et audiovisuels via le logiciel « EASY Request »

* Traiter les demandes informatiques de premier niveau via le logiciel Gedeon

* Identifier, traiter et établir un diagnostic des demandes et besoins

* Assurer des interventions de premier niveau en bureautique, téléphonie et audiovisuel dans les salles et les espaces collectifs

* Orienter les demandes d’intervention de second niveau aux interlocuteurs concernés (DPL, DSIT, CApP)

Gestion des espaces :

* Aménager les espaces collectifs (tables, chaises, panneaux, etc.…)

* Installation des équipements et matériels

* Veiller au bon entretien du mobilier

* Participer aux divers déménagements

* Aménager les salles, les approvisionner, vérifier les matériels, et respecter la politique handicap de l’établissement (mise en place de fauteuils…)

Audiovisuel :

* Gérer et mettre à disposition les matériels audiovisuels

* Assurer la régie dans les amphithéâtres

* Gérer les enregistrements audio et vidéo

* Accompagner le démarrage des visioconférences et des webconférences

* Assurer les mises à jour des équipements

* Participer à l’élaboration de plan d’implantation et schéma technique

Assurer les formations internes :

* Equipements salle de cours

* Création/gestion web conférenceOrganisation webinaire

Technique / Maintenance :

* Aide ponctuelle des services techniques


Profil

COMPÉTENCES REQUISES

* Sens de l’organisation, travail en équipe

* Qualités relationnelles fortes et accueil du public

* Capacité à analyser un contexte, une problématique simple

* Autonomie, sens de l’initiative

* Manutention

Conditions particulières liées à la fonction :

Plage horaire : 8h – 17h (disponibilité ponctuelle pour des évènements après 17h).

RENSEIGNEMENTS

Poste de catégorie C, vacant à temps plein, à pourvoir dès janvier 2025.

Recrutement direct de 3 ans ou par détachement sur la base d’un contrat de droit public à durée déterminée renouvelable.

Date limite d’envoi des candidatures : 07/12/2024

Date des entretiens : 13/12/2024 matin

Lettre de motivation et CV détaillé à adresser par e-mail à :

job-ref-39kyw5m2zz[at]emploi.beetween.com

Renseignements administratifs : drh-recrutement[at]ehesp.fr

Renseignements sur le contenu du poste : cedric.amiot[at]ehesp.fr