Agent de gestion administrative polyvalent

Au sein du pôle Solidarité, vous participez à la gestion administrative des différentes missions du pôle

1) Délivrance des titres de transport à l’attention des bénéficiaires du RSA

* Distribution et gestion des coupons (lien avec Stibus pour la mise à disposition des cartes, vente de titres)

* Mise à jour d’un tableau de bord des ventes

* Tenue de la régie (encaissement, bilans, dépôt à la Trésorerie)

2) Suivi des domiciliations en cours

* Veiller à la file active

* Vérification de la validité des domiciliations

* Gestion des courriers de sortie ou de radiation

* Distribution du courrier des domiciliés

3) Gestion de la Banque alimentaire

* Vérification des marchandises et des dates de péremption des produits (veiller au respect des normes sanitaires, relevé de températures, gestion du stock)

* Mise à jour du logiciel pour la gestion des stocks et statistiques trimestrielles

* Collecte annuelle (démarchage et permanence dans les magasins)

* Retrait des marchandises au sein de l’antenne de la Banque Alimentaire du Nord (BAN)

* Aide au déchargement et rangement des produits

4) Tri, classement, archivage de dossiers

5) Accueil physique et téléphonique du public

* Renseignement de tous les accueils dans le logiciel

* Orientation du public vers les différents services

Conditions d'exercice :

* Travail en bureau

* Permis B obligatoire

* Déplacements fréquents avec un véhicule de service

* Travail ponctuel en local non chauffé (stockage des denrées alimentaires)

* Titiulaire du grade ou du concours d'adjoint administratif principal de 2ème classe ou d'un diplôme d'accès audit grade

Savoirs :

* Connaissance des procédures administratives

* Maîtrise des logiciels de bureautique

* Maîtrise des règles d'orthographe, de grammaire et de calcul

* Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse

* Connaissance des outils de suivis spécifiques (Sonate, Domifa, Ticadi) : Apprentissage possible en prise de poste

* Savoir identifier et qualifier les demandes :
- Evaluer la nature et le degré d’urgence de la demande
- Renseigner et accompagner dans les démarches administratives
- Transmettre la demande au service social compétent et aux réseaux d’entraide
- Mettre en relation
- Rechercher des informations
- Faire preuve d’esprit d’équipe, de capacité à coopérer

* Favoriser la communication inter-services et le lien de transversalité entre les services du CCAS et les services de la Ville de Maubeuge

Savoirs faire :

* Savoir établir des tableaux de bord de suivi des activités

* S’adapter aux situations complexes ou nouvelles

* Accueillir et prendre des messages

* Savoir utiliser les outils bureautiques

* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

* Savoir gérer les situations d'urgence

* Savoir rendre compte de son activité

Savoirs être :

* Faire preuve d’esprit d’initiative et avoir le sens des responsabilités

* Faire preuve de polyvalence et de poly-compétences

* Faire preuve d’empathie, de neutralité, d’objectivité et de réserve

* Savoir s'adapter