Chargé(e) d’accueil et etat civil

Sous la responsabilité de la responsable des affaires générales et de la direction générale des services, l'agent d'accueil et d'état civil a pour rôle principal d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public au sein des mairies annexes de la ville. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l'état civil. Il peut également être en renfort sur diverses missions des affaires générales.

Accueil physique et téléphonique du public et gestion administrative au sein des mairies annexes de la ville
- Accueillir le public ;
- Recevoir, filtrer et orienter les communications ;
- Prendre les messages :

o noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;

o transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
- Distribuer, délivrer ou réceptionner des documents ;
- Enregistrement et classement des documents et fichiers ;

Etat civil
- Instruction et constitution des actes d’état civil ;
- Mise à jour des registres d’état-civil (établissement et enregistrement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…) ;
- Délivrance de certificat d’hérédité
- Enregistrement (et traitement) des demandes de changement de nom/prénom ;
- Délivrance des actes d’état-civil, attestation d’accueil, certificat de vie ;
- Préparation des dossiers de mariage et suivi (présence éventuelle lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention) ;
- Préparation des dossiers de PACS et de baptêmes civils (présence lors de la signature du PACS) ;
- Traitement des demandes de recensement militaire ;
- Information presse

Gestion des cimetières
- Concession des cimetières : vente, enregistrement dans le logiciel et mise à jour du plan (délivrance et contrôle des titres de concessions) ;
- Location cases de columbarium / cavurnes ;
- Suivi et mise à jour le cas échéant du règlement des cimetières ;

Elections
- Aide à l’organisation des élections
- Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
- Mise à jour de la liste électorale (suivi des fiches (radiations, changement d’adresse, inscriptions)
- Permanence élection

Expérience vivement appréciée dans le domaine de l’accueil, de l'état civil.

Savoir et Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques d’accueil du public
- Bonnes connaissances dans le domaine de l’état civil
- Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook...);
- Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune ;

Savoir-être :
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Autonomie ;