Agent de gestion administrative

Accueil physique et téléphonique du public - Suivi des dossiers – Saisie informatique - Secrétariat

• Missions générales liées au poste :
- Accueillir, informer, conseiller et orienter le public
- Réception et enregistrement des dossiers d’urbanisme
- Mise en forme et suivi des dossiers
- Traitement des courriers
- Saisie des décisions administratives
- Réalisation de divers travaux de bureautique

• Activités et tâches relatives au poste :
- Gestion de l’accueil téléphonique : réception et orientation des appels, prise des messages, information des données d’urbanisme
- Gestion de l’accueil physique : enregistrement des dossiers sur support informatique et registre des dépôts, transmission des données et documents d’urbanisme (PLU, PPRi, PPRmvt, Cadastre, imprimé divers, information propriétaire…)
- Traitement des courriers et messagerie électronique : tri, diffusion, suivi dans post office Arrivé/ Départ, préparation copie des dossiers des autorisations d’urbanisme, PPR, zonage PLU
- Réception et mise en forme des dossiers : enregistrement (informatique et registre) des dépôts de dossier, préparation (cachet « Arrivé » sur chaque plan et pochette) pour transmission à l’instructeur
- Saisie des dossiers : arrêté de décision, déclaration d’ouverture de chantier, déclaration d’achèvement de travaux, certificat de non contestation de la conformité des travaux
- Affichage des avis de dépôts et décisions
- Gestion des Déclaration d’Ouverture de Chantier (DOC) et Déclaration Attestation l’Achèvement des Travaux (DAACT) :

* DOC : préparation signature élu, transmission au pétitionnaire, transmission au service finances selon le cas, enregistrement informatique et registre et classement au dossier

* DAACT : réception et tri résidence principale ou vente / location, enregistrement informatique et registre, tri pour visite de conformité, transmission service impôt
- Préparation et suivi de signature de l’élu :

* départ signature : cachet sur chaque plan en 3 exemplaires + inscription du numéro de dossier correspondant sur chaque plan

* arrivée signature : cachet sur chaque plan en 3 exemplaires, mention dans le registre et transmission au pétitionnaire, à la sous préfecture
- Archivage des dossiers : permis de construire, autorisation de travaux, déclaration préalable, permis d’aménager
- Tenue des registres : permis de construire, autorisation de travaux, déclaration de travaux, permis d’aménager
- Visite de terrain : traitement des annulations des autorisations d’urbanisme
- Commande de matériel pour le service

COMPETENCES

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS : SAVOIRS GENERAUX :

Notions d’organisation et de gestion du temps de travail,

Technique de secrétariat et règles de l’expression orale et écrite de qualité,

Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire, Connaissance des principes de base de l’accueil, Connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Oxalis, Open Office, Vis DGI, MAP INFO..) et de communication (messagerie)

Technique de gestion et de suivi de procédure,

Technique de lecture d’un plan,

Connaissance générale des règlements d’urbanisme Avoir le sens des responsabilités

Savoir poser ses limites d’intervention

Techniques de communication,

Savoir travailler en équipe

Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la FPT

Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :

Formations internes

Conditions particulières d’exercice du métier :

Travail en bureau

Horaires fixes avec amplitudes variables en fonction des besoins de service

Relations permanentes avec le public et risques de tensions et agressivité dans la relation avec ces derniers

Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité

Sens de l’initiative, réactivité et maîtrise de soi,