Executive assistant

About the role

L’Assistante de direction est responsable de :
- 1. Gérer de bout en bout la programmation des réunions physiques et/ou en audio et visio concernant les managers d'entités (ou les responsables de départements de ces entités) en interne comme en externe, en France et/ou à l’international en se coordonnant avec l’ensemble des contacts de l’écosystème des entités qu’elle assiste ( utilisation des outils Outlook, Teams et e Facilities )
- 2. Manager la planification des congés et de la tenue des intérims de ses directeurs d'entités (ou de responsables de départements) (utilisation des outils Outlook et Teams)
- 3. Gérer de bout en bout le volet logistique des déplacements y compris lers notes de frais de ses directeurs d'entités (ou des responsables de départements de ces entités) (utilisation de l’outil ONEO)
- 4. Piloter de bout en bout les arrivées et les départs des collaborateurs des départements des entités sur les aspects outils et annuaire (utilisation des outils DMI et fiches annuaire)
- 5. Gérer les volets administratifs et financiers des commandes (ressources externes et/ou matériels) des directions (utilisation des outils External Workers, O Fusion, PCS /DPU (demande paiement urgent), Web Fournisseurs )
- 6. Se synchroniser au fil de l’eau et de façon formalisée avec ses directeurs d'entités (et ses responsables de département) (via Teams )
- 7. Contribuer au partage d'expérience avec les autres assistantes d’Orange à travers la communauté des assistantes déjà en place ou au partage de méthodes entre assistantes d’entités ayant le même cœur de métier (Teams, Plazza Assistantes)

about you

Connaitre les enjeux et les contraintes d’un Directeur d’entité dans un grand groupe

Etre à l’écoute des Directeurs et des responsables de département

Sens de l’organisation du travail : savoir organiser et prioriser les tâches

Maitriser le travail collaboratif

Maitriser les solutions digitales et les solutions bureautiques

Communiquer avec impact

Notions juridiques

Notions financières

department
Orange Business France

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