Vos missions principales seront d’apporter un appui technique aux équipes et d’accompagner les porteurs de projets sur les questions administratives et financières.
1 / Participer à l’animation et à la gestion administrative du SLESRI
• Appuyer, préparer et animer les informations collectives des partenaires du SLESRI,
• Apporter un appui technique et participer aux événements, réunions organisées par le service ou par des partenaires,
• Assurer l’interface entre la direction et les acteurs associés (Etablissements, associations, réseaux…),
• Accompagner la gestion administrative des projets (RDV de l’innovation, filières stratégiques, enquête de Jeu, Cour’ôJeux, Gamer Assembly…),
• Mettre en place et suivre un tableau de suivi des actions,
• Appuyer les équipes pour les déplacements nécessaires sur le territoire national AVUF, Jeu notamment.
• Contribuer à la mise à jour des outils de communication à destination des partenaires, en lien avec les autres directions
2/ La gestion administrative du pôle
• Assurer le suivi des demandes des partenaires et porteurs de projets par l’élaboration d’un tableau actualisé et en visant à faire le reporting des dossiers et des actions d’accompagnement engagées auprès de la Direction et des élus,
• Assurer le suivi administratif des aides économiques (aide à l’innovation), des subventions ou prestations, en lien avec les autres collègues du Pôle :
• Instruire les dossiers de demandes de subvention des établissements et des partenaires (entrer en relation avec la structure pour veiller à la complétude de la demande, recevabilité, instruction...)
• Préparer la sélection et la programmation de projets (tableaux de bord, documents, …),
• Rédiger les délibérations correspondantes,
• Remplir les outils de suivi (Espace des aides), être le référent de l’outil Espace des Aides
• Suivre l’exécution des projets financés et proposer des suivis, contrôles, bilans,
• Réaliser un suivi régulier de la réalisation des projets/opérations/conventions, effectuer si nécessaire des visites sur place, assurer le suivi du paiement,
• Faciliter le traitement comptable par l’élaboration d’un tableau de suivi
• Suivre l’exécution des projets/mission portés en direct par le pôle (DEFI Europe, Evènement JEU, Conférence SLESRI, CHARME, Santa FE, marché d’études…
• Demande de devis, Accompagnement rédaction marché
• Réaliser un suivi régulier et proposer des outils de reporting
• Assurer le suivi du paiement
3/ Le suivi des Missions Europe et internationales et du pole
• Assurer le suivi administratif du DEFI Europe (rédaction de l’AMI, sélection et analyse des dossiers, critérisation des demandes, préparation des diaporamas pour les soirées de présentation er restitutions, gestion budgétaire et paiement /mandat)
• Veiller au respect des financements obtenus et des suivis avec les chargés de projets par la proposition de mise en place de tableaux de suivi des cofinancements
• Appuyer les équipes pour les différentes missions ou accueils de délégations (programmation, réservations, devis, suivi…)
Vos missions complémentaires seront de :
• Suivre le budget global du pôle et sa transversalité
• Contribuer et participer à l’ensemble des actions, évènements de la direction Economie, Emploi, Enseignement
Conditions d’exercice des missions
• Poste ouvert au télétravail (2 jours maximum par semaine).
• Lieu de travail principal : Hôtel de la Communauté urbaine – 84 rue des Carmélites à Poitiers.
• Horaires réguliers avec pics d'activité en fonction des obligations du service public
• Rythme de travail souple
• Travail en bureau partagé,
• Réunions possibles en soirée et sur des week-ends.
• Permis B Obligatoire
• Utilisation des véhicules de service dans le cadre du règlement adopté
• Déplacements possibles sur l’ensemble du territoire de Grand Poitiers
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