Assistant projet / documentaliste

Description du poste


Dans le cadre de ses grands projets de transports souterrains en France (L15, L16, L17, L18 du métro automatique du Grand Paris Express, L14, EOLE, métro de Lyon, de Rennes, de Marseille …), Egis assure des grandes missions de Maitrise d’œuvre (MOE) et d’OPC.

Dans le cadre du développement de nos projets de métro dont des projets Lyonnais, nous recherchons un.e Assistant.e Projet, documentaliste

Rattaché(e) à un ou plusieurs chef de projet, les missions principales sont les suivantes :

Secrétariat du projet :

* Réception, classement, archivage et suivi des courriers officiels du client KLM, de la MEL et de l’industriel Alstom.
* Préparation administrative des courriers officiels, classement, archivage, et diffusion.
* Préparation administrative des Ordres de Service (OS), classement, archivage, et diffusion au Client pour notification.
* Reporting sur avancement et état des lieux sur courriers, OS, etc.
* Gestion administrative et logistique :
o Assistance au chef de projet dans la gestion des collaborateurs (vérification des imputations, congés, etc.).
o Assistance dans la gestion des déplacements (ordres de mission, réservations, etc.).
o Suivi administratif des collaborateurs projets (maintien de la liste des collaborateurs à jour, récupération de documents administratifs signés des collaborateurs, etc.).

Gestion documentaire :

* Réception (via courrier, courriel ou Mezzoteam), Suivi, classement et archivage des documents projets reçu de parties prenantes extérieures (MEL, KLM, Alstom, etc.).
* Classement et archivage sur serveur interne.
* Soutien aux collaborateurs du projet sur processus et bonne pratique concernant utilisation de la GED (interne et projet)
* Participation à la structuration de la GED interne sous les directives de l’ingénieur projet.
* Reporting sur avancement et état des lieux documentaires sous la GED interne et projet

Les missions sont donc variées et très en interface avec les équipes projets.


Qualifications


Ces missions requierent de la rigueur, une certaine adaptabilité et de la souplesse, une capacité à prendre de multiples sujets, ainsi qu'une capacité à travailler en équipe.

La maitrise du pack office (Word, Excel, Outlook) est obligatoire.

Les systèmes documentaires utilisés sur les projets sont Mezzoteam et project Wise : des expériences ou au moins des envies d'apprendre sont requises pour la prise en main rapide du poste.



Informations supplémentaires


De Construire votre avenir professionnel au sein de notre groupe en choisissant votre parcours à travers nos différents domaines d’activités, nos métiers mais aussi nos projets

L'opportunité d'intégrer une société en croissance, reconnue pour la qualité de son expertise technique et de son engagement dans la transition énergétique, et d'évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant.

Des avantages grand groupe attractifs : comité d’entreprise, épargne salariale (intéressement, participation) …

Engagement diversité
Egis agit activement en faveur de l’égalité hommes-femmes, de l’intégration de talents internationaux et de l’insertion professionnelle de personnes en situation de handicap, convaincu que ces leviers contribuent à la diversité de ses équipes, à la richesse et au succès du groupe.