Secrétaire comptable

Détails de l'offre

Famille de métiers Finances > Gestion et ingénierie financière Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 29h00 hebdomadaire Descriptif de l'emploi SECRETAIRE COMPTABLE /ASSISTANT DE GESTION H/F :
Dans le cadre d'une structure d'insertion par l'activité économique il/elle est en charge du secrétariat, suit et gère l'ensemble des dossiers administratifs et financiers de la collectivité selon les directives des élus.
Il/ elle répond à diverses demandes d'interlocuteurs internes ou externes et véhicule l'image de la structure dans une collectivité de taille moyenne.
Il/elle assure l'accueil physique et téléphonique du public, des partenaires, des salariés en insertion
Il/elle travaille en collaboration avec tous les agents permanents de la structure. Il ou elle est en charge de la comptabilité et des ressources humaines de la structure.

Travail sur logiciel de comptabilité et de paye .
Rémunération grille indiciaire fonction publique + RIFSEEP (IFSE+CIA)+prévoyance collective à adhesion individuelle.

Poste sédentaire, à temps non complet :29h hebdomadaires. Missions / conditions d'exercice *ASSURER LE POSTE D'ACCUEIL
oAccueil et orientation d'un correspondant téléphonique et / ou d'un demandeur d'emploi et / ou d'un salarié en insertion
oRépondre à des demandes d'information émanant d'un correspondant téléphonique et/ou d'un demandeur d'emploi et / ou d'un salarié en insertion
oEmettre, recevoir et transférer les appels téléphoniques
oRéceptionner les CV des demandeurs d'emploi et transmettre les candidatures, premier accueil

REALISATION DE TRAVAUX BUREAUTIQUES A L'AIDE DE LOGICIELS
oSaisie, mise en page et modification de tout document à l'aide des applications bureautiques
oRédiger sur consignes des documents administratifs
oRédiger les feuilles de suivi hebdomadaire des salariés et des permanents
oRédiger les devis et factures pour les travaux effectués par les équipes du Chantier d'Insertion

REALISATION DES TRAVAUX DE GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE
oRédaction d'écrits professionnels pour traiter de situations diverses
oTraitement des informations selon les procédures administratives
oRéalisation et suivi des tableaux de bord liés à l'activité du service
oConception des documents types et automatisation des tâches bureautiques pour optimiser le poste de travail
oGestion des ressources matérielles courantes
oIdentification, planification et suivi des opérations et tâches pour la réalisation d'un événement ou la gestion d'un dossier
° co-construction et suivi des demandes de financements de la structure

ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
oTrier, classer les documents
oProcéder à leur classement selon des règles et des procédures établies
- contrôle et suivi des données enregistrées

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET LA PAIE DU PERSONNEL
oRéalisation des déclarations obligatoires liées au suivi du personnel
oMise à jour des dossiers individuels des salariés, des fichiers administratifs et des plannings de suivi du personnel
oTraitement des demandes d'informations diverses en fonction de leur nature et du statut de
l'interlocuteur
oRecueil des éléments nécessaires au calcul de la paie auprès de divers interlocuteurs
oRéalisation et contrôle des bulletins de paie et des déclarations sociales de la structure
oRéalisation des déclarations sociales annuelles


ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE COMPTABILITE
oRéalisation des travaux courants de comptabilité
oSaisie des éléments comptables en s'assurant de leur fiabilité
oCalcul et établissement des déclarations de FCTVA
oTraitement des informations comptables pour faciliter les décisions de gestion
° Co-construction du budget primitif
° Réalisation, suivi et contrôle des dossiers de financement, réalisation des bilans en collaboration avec l'ASP.

TRAITEMENT DU COURRIER
oEnregistrer, diffuser et expédier le courrier Profils recherchés Diplôme de niveau V Bac+2 (BTS, DUT, ...) en comptabilité, gestion administration ou titre homologué de formation continue, avec années d’expérience dans le métier.
Connaissance du secteur public et du secteur de l'insertion. Connaissance en droit du travail.

COMPETENCES TECHNIQUES :
oPosséder des connaissances maitrisées en comptabilité, traitement de la paie, et secrétariat, idealement en secteur public
oMaîtriser les techniques de communication téléphonique
oUtilisation d'Internet et d'Intranet, classement et archivage
oAssurer le traitement des courriers électroniques et physiques
oRègles de l'expression écrite...
oMaîtriser les bases d'une communication orale efficace
oÊtre capable de se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes
oConnaître l'organisation interne de l'entreprise et ses circuits d'information
oConnaître les informations utiles au public
oTraiter les pièces comptables, les vérifier et les suivre

COMPETENCES TRANSVERSES
oMaîtriser l'expression orale et écrite
oSavoir organiser son poste de travail et ses activités
oEtre capable de se conformer à des procédures, des consignes et des opérations méthodiques.
oIdentifier les priorités et savoir s'adapter à des tâches variées
oEtre rigoureux, faire preuve d'autonomie
oSavoir faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
oSavoir rendre compte de son activité, oralement ou par écrit
oFaire preuve de diplomatie, d'aisance relationnelle pour s'adapter à des interlocuteurs variés

Compétences techniques :
- Connaître les secteurs où s'exerce les activités de l'ACI ou un secteur équivalent
- Connaître les filières professionnelles et le tissu socio-économique du bassin d'emploi local
- Connaître les domaines liés au recrutement, bilan, formation et emploi des salariés en insertion
- Contribuer à résoudre les difficultés des salariés

Communication / relations de travail en équipe, autonomie et responsabilité :
- Créer une relation personnalisée avec les salariés en insertion
- Etre discret(e) concernant les informations connues dans l'exercice de l'activité
- Gérer des situations d'urgence, de conflit ou d'agressivité

Compétences administratives :
- Utilisation de l'outil informatique, tableur, traitement de texte, messagerie électronique, internet, intranet, logiciels metiers
- Rédaction de courrier, aptitude à réaliser des argumentaires.

Compétences relationnelles :
-Capacité à prendre des décisions et à rendre compte.
-Capacité à travailler en équipe.
-Inscrire son intervention en respectant les valeurs et cadre de référence de la structure.
-Capacité à présenter l'action de la structure en s'adaptant aux partenaires/public visé
-discrétion dans l'exercice de son activité